Ведущий специалист по организации командировок

Чем предстоит заниматься:

• Обработкой заявок на командировки: сбор потребностей, проверка корректности дат, маршрутов и целей поездки и передача данных в кадры и бухгалтерию;
• Самостоятельным подбором и бронированием авиа-, ж/д билетов, отелей, трансферов и аренды авто под сложные маршруты на он-лайн платформе (включая стыковочные рейсы и групповые выезды);
• Подготовкой пакетов документов для оформления виз, приглашений (visa support) и страховок;
• Сопровождением сотрудников 24/7 во время поездок: оперативная перестройка логистики при отменах рейсов, овербукинге или изменениях планов;
• Пре-чеком бюджета заявки: предварительная оценка стоимости поездки до бронирования;
• Контролем закрывающей документации: сверка актов, счетов-фактур и реестров от поставщиков, обеспечение своевременной выгрузки данных в учетную систему;
• Работой в системах бухгалтерского учета (1С ERP): заведение счетов, заявок на оплату, заказов поставщику, реестров, контроль задолженностей перед поставщиками;
• Анализом статистики по оформленным услугам в рамках командировок и корпоративному такси: выявление затратных точек расходов, их анализ;
• Поиском точек оптимизации бюджета. Инициирование изменений в корпоративную тревел-политику на основе собранных данных;
• Созданием и ведением внутренней базы знаний: инструкции, шаблоны писем поставщикам, чек-листы. Проведение обучений для сотрудников по процессу.

Что мы ожидаем:

• Опыт работы в сфере делового туризма или административной поддержки от 3-х лет;
• Опыт работы с визовой поддержкой;
• Опыт работы в системах бронирования (билеты, отели);
• Выстраивание/интеграция и автоматизация процессов тревел-политики будет преимуществом.

Мы предлагаем:

• Шаг в космос - для тех, кто вдохновлен идеей покорения космоса и мечтает быть к этому причастным;
• Комфортный современный офис в 5 минутах от метро "Улица 1905 года";
• Оформление в соответствии с ТК РФ;
• Конкурентный уровень заработной платы - на уровне лидеров ИТ/телеком-индустрии.