Делопроизводитель/офис-менеджер

Обязанности:

• ведение входящего, исходящего, внутреннего и договорного документооборота по четырем юридическим лицам группы;
• работа в 1С:Документооборот по 4 ЮЛ: карточки документов, маршруты согласования, контроль поручений, скан-копии и оригиналы;
• работа в 1С:БитФинанс по 4ЮЛ: заведение документов на проверку контрагентов, заведение договоров и приложений к ним в соответствии со статьями затрат, заведение заявок на расход (УПД, акты выполненных работ), заведение заявок на оплату, подтверждающие документы, контроль согласования и закрывающих документов;
• организация работы офиса, заказ пропусков, бронь переговорных комнат, прием посетителей, работа с почтой России, работа с курьерами, выдача канцтоваров и оргтехники, организация рабочего места;
• закупка канцелярии и хозяйственных товаров, взаимодействие с поставщиками, учет ТМЦ и участие в инвентаризациях;
• контроль уборки, состояния помещений, мебели и оборудования; организация ремонта и обслуживания;
• организация переезда: выбор офиса, согласование условий аренды, организация заключения договоров аренды и услуг с УК, заказ мебели и организация сборки , план-график, инвентаризация, упаковка, перевозка, размещение, координация подрядчиков и ИТ-службы;
• взаимодействие с УК бизнес-центра: пропуска на посетителей и авто, организация доступов, эксплуатационные заявки, счета, контроль сроков и качества устранения недостатков;
• обеспечение сохранности оригиналов, печатей, ключей, пропусков, имущества и конфиденциальной информации.
• выполнение поручений руководства.
• Требования:
• Высшее или среднее профессиональное образование. Предпочтительно: документоведение, управление, экономика, юриспруденция.
• Обязательно уверенный пользователь 1С:Документооборот, 1С:БитФинанс, 1C:ERP, MS Office (Word, Excel, Outlook), электронной почты, МФУ и иной офисной техники
• опыт административной работы, делопроизводства либо АХО от 3 лет;
• знание правил регистрации, согласования, хранения и архивирования документов;
• опыт ведения договоров, актов, доверенностей, приказов, служебных записок и закрывающих документов в системе 1С;
• опыт оформления заявок на оплату и взаимодействия с бухгалтерией и поставщиками;
• навыки закупок для офиса, учета ТМЦ, организации ремонтов, клининга и курьерских услуг;
• опыт организации и координации переезда офиса и взаимодействия с арендодателем или управляющей компанией;
• внимательность, системность, исполнительность, умение контролировать сроки и работать с конфиденциальной информацией.

Условия:

• Официальное трудоустройство по ТК РФ.
• Стабильная заработная плата, выплачиваемая два раза в месяц.
• Работа в стабильной компании с долгосрочными перспективами развития.
• Дружный коллектив и поддержка руководства.
• Уровень заработной платы обсуждается индивидуально с успешным кандидатом