Бизнес-ассистент первого лица / Executive Assistant руководителя

О роли Мы ищем правую руку для первого лица компании. Нам нужен не секретарь и не персональный психолог, а надежный бизнес-партнер, который заберет на себя операционку, логистику и коммуникации. Вы будете тем человеком, благодаря которому руководитель сможет заниматься стратегией, а не рутиной. Мы ожидаем универсальности: вы одинаково уверенно ведете протокол совета директоров и организуете сложный трансфер.

Чем предстоит заниматься

• График и поездки: Планирование рабочего дня руководителя, организация встреч и совещаний. Travel-поддержка «под ключ»: билеты, отели, визы, сложные маршруты командировок (2–3 раза в месяц).
• Коммуникации: Фильтрация входящих запросов, ведение деловой переписки, подготовка презентаций и аналитических справок.
• Контроль задач: Координация поручений между отделами и внешними подрядчиками, контроль дедлайнов.
• Административная поддержка: Заказ техники, организация внутренних мероприятий, работа с первичной документацией.
• Оптимизация процессов: Использование ИИ-инструментов для подготовки отчетов и анализа информации.

Кого мы ищем

• Опыт работы личным помощником первых лиц или управляющим офисом от 5 лет.
• Английский язык уровня C1 (свободное ведение переговоров и переписки).
• Безупречная грамотность: ошибки в документах и письмах недопустимы.
• Продвинутый пользователь MS Office (Excel со сводными таблицами и формулами) и облачных сервисов.
• Навык работать в многозадачности, самостоятельно расставлять приоритеты и соблюдать жесткие сроки.
• Высокий уровень конфиденциальности и стрессоустойчивости.

Будет преимуществом:

• Знание принципов тайм-менеджмента и делегирования.
• Опыт работы в CRM.
• Базовые навыки фасилитации рабочих групп или медиации конфликтов.
• Опыт запуска небольших проектов «с нуля».
• Наличие водительских прав категории B и готовность сесть за руль при необходимости.

Жесткие ограничения (чтобы сэкономить ваше время):

• Формат только on-site (в офисе или рядом с руководителем). Удаленка и полностью домашний формат исключены. Гибрид возможен лишь эпизодически.
• Не рассматриваем узкопрофильных HR-специалистов или сотрудников аутсорсинговых компаний.
• Исключаем позицию «личного друга» или психотерапевта — уважаем личные границы, но фокусируемся на деловых задачах.

Условия работы

• График 5/2, полная рабочая неделя. Возможны редкие задержки (на 1–2 часа) или связь в выходной день по экстренным вопросам — всегда компенсируем дополнительным временем отдыха.
• Официальное оформление по ТК РФ с первого дня, белая заработная плата.
• Техника: корпоративный ноутбук и мобильная связь.
• Обучение: оплата профильных курсов (тайм-менеджмент, продвинутый Excel, иностранные языки).
• Уровень доверия: доступ к конфиденциальной информации и право принимать оперативные решения в рамках бюджета.

Как откликнуться Стандартный отклик дополните коротким сообщением:

1. Ваш опыт работы именно с первыми лицами (сколько лет, примеры закрытых задач).
2. Готовность к командировкам (да / нет / с ограничениями).
3. Укажите желаемый уровень заработной платы