Бизнес-ассистент директора

О компании

ZVEZDA Спецтехники занимается закупкой в Китае и продажей фронтальных погрузчиков и другой спецтехники собственных брендов по всей России.

Директор компании непосредственно участвует в управлении бизнесом, закупках и ВЭД, маркетинге и финансах. Поэтому мы ищем бизнес-ассистента, который поможет систематизировать поток задач, контролировать договорённости и доводить важные вопросы до результата.

Это не позиция секретаря и не работа только с календарём. Вы будете находиться в центре реальных бизнес-процессов и взаимодействовать с директором, руководителями подразделений, сотрудниками, китайскими партнёрами и подрядчиками.

Главный результат работы

• поручения зафиксированы;
• ответственные и сроки определены;
• договорённости не теряются;
• информация для решений своевременно собрана;
• о рисках и задержках известно заранее;
• принятые решения доводятся до исполнения.

Что нужно будет делать

Задачи и контроль исполнения

• фиксировать поручения директора в Bitrix24;
• совместно с директором определять приоритеты, сроки и ожидаемый результат;
• фиксировать ответственных и контролировать выполнение задач;
• напоминать сотрудникам о договорённостях и получать актуальные статусы;
• заранее выявлять риски срыва сроков и предлагать варианты решения;
• готовить ежедневную краткую сводку и еженедельный отчёт по ключевым задачам.

Коммуникации и встречи

• помогать разбирать входящий поток сообщений и запросов;
• собирать у сотрудников информацию, необходимую директору;
• готовить проекты писем, сообщений и ответов;
• организовывать встречи и рабочие созвоны;
• фиксировать принятые решения, ответственных и сроки;
• контролировать выполнение договорённостей после встреч;
• вести рабочий календарь и помогать выстраивать график директора.

Работа с Китаем и закупками спецтехники

• вести рабочую переписку и общение с китайскими партнёрами по текущим вопросам;
• фиксировать договорённости и контролировать получение ответов от китайских партнёров;
• вести таблицы по заказам, оплатам, производству, логистике и поставкам;
• помогать выполнять предварительные расчёты себестоимости по утверждённым шаблонам;
• контролировать наличие договоров, счетов и сопроводительных документов;
• собирать актуальные статусы по закупаемой технике;
• координировать рабочие вопросы между директором, отделом ВЭД, китайскими партнёрами и другими участниками процесса.

Документы, финансы и аналитика

• готовить реестры счетов и собирать документы для согласования платежей;
• взаимодействовать с бухгалтерией и ответственными сотрудниками;
• работать с договорами, счетами, УПД и ЭДО;
• собирать данные по расходам, оплатам и проектам;
• готовить сравнительные таблицы и краткие аналитические материалы;
• систематизировать рабочие документы и файлы директора;
• находить информацию, подрядчиков и возможные варианты решения задач.

Маркетинг и проекты

• собирать статусы по маркетинговым задачам;
• контролировать сроки размещения материалов и объявлений;
• получать от ответственных сотрудников основные показатели и результаты;
• помогать директору координировать внутренние проекты компании;
• выполнять отдельные организационные поручения, связанные с работой, графиком и деловыми поездками директора.

Кого мы ищем

Нам подойдёт человек, который:

• имеет опыт работы ассистентом, координатором, администратором проектов или операционным менеджером от одного года;
• любит порядок и умеет создавать его в большом потоке информации;
• не теряется при большом количестве параллельных задач;
• умеет превращать устное поручение в понятную задачу с ответственным и сроком;
• не ждёт постоянных указаний и самостоятельно делает следующий разумный шаг;
• умеет вежливо, но настойчиво получать результат от участников процесса;
• заранее сообщает о проблемах, а не скрывает их до наступления срока;
• грамотно пишет и уверенно общается с разными людьми;
• внимателен к цифрам, документам и деталям;
• умеет работать с конфиденциальной информацией;
• способен быстро переключаться между задачами и сохранять приоритеты.

Необходимые навыки

• уверенная работа с компьютером;
• Excel или Google Таблицы;
• Word и работа с электронными документами;
• деловая переписка;
• умение структурировать информацию;
• опыт работы с CRM или системами управления задачами.

Опыт работы с Bitrix24 будет преимуществом. Также будут полезны базовый английский, опыт общения с иностранными партнёрами, работы с договорами, ВЭД, закупками, логистикой, Китаем или технической продукцией.

Для переписки с китайскими партнёрами можно использовать современные переводчики и ИИ-инструменты.

Знать спецтехнику на момент трудоустройства не обязательно. Мы поможем разобраться в продукте и внутренних процессах.

Как будет выглядеть хороший результат через три месяца

• основные поручения директора ведутся через единую систему;
• у задач есть понятные ответственные, сроки и результаты;
• директор получает краткую ежедневную сводку по приоритетам;
• решения после встреч и переписки зафиксированы;
• нет просрочек, о которых директор узнаёт постфактум;
• статусы по закупкам техники, платежам и проектам можно быстро получить;
• рабочие документы организованы и легко находятся;
• директор тратит меньше времени на напоминания, поиск информации и ручной контроль.

Что мы предлагаем

• работу напрямую с директором компании;
• погружение в управление бизнесом, ВЭД, закупки техники в Китае, логистику, маркетинг и финансы;
• реальные задачи и возможность влиять на результат;
• обучение продукту и внутренним процессам;
• перспективу развития в операционного или проектного менеджера;
• возможность получать дополнительные премии за участие в реализации значимых проектов;
• комфортный офис и оборудованное рабочее место;
• бесплатные обеды от корпоративного повара;
• стабильные выплаты два раза в месяц;
• основной график 5/2 с 09:00 до 18:00.

Иногда могут возникать действительно срочные рабочие вопросы вне основного графика. Постоянная доступность в режиме 24/7 не предполагается.

Доход и мотивация

Переменная часть не превышает 30% от фиксированного оклада и зависит от:

• качества ведения задач в Bitrix24;
• своевременного контроля сроков;
• заблаговременного информирования о рисках;
• подготовки ежедневных и еженедельных сводок;
• фиксации решений и договорённостей;
• порядка в документах и рабочих материалах.

KPI не зависит напрямую от объёма продаж спецтехники.

Дополнительно возможны разовые премии за успешную реализацию значимых проектов компании. Результат проекта, роль ассистента и размер премии согласовываются заранее. Проектные премии выплачиваются сверх регулярного ежемесячного дохода.

Будем рады познакомиться с человеком, который умеет создавать порядок, брать ответственность и доводить задачи до результата.