Каширское шоссе 49
Задачи:
- Поздравления от имени руководителя:
· Составление плана поздравлений на месяц (с учетом прошлого года, возможных карьерных изменений и тд.);
· Совместно с копирайтером формирование текстовых поздравлений (писем, адресов);
· Подбор и поиск подарков (самостоятельно, с учетом индивидуальных потребностей поздравляемого и в соответствии с ТЗ от руководителя);
· Подбор цветочных композиций их заказ;
· Поиск подрядчиков, магазинов, исполнителей (творческий, креативный, проактивный и инициативный подход);
· Документальное сопровождение процессов и их логистика;
· Готовность к выездам за подарками, цветами и их доставка до адресата.
- Логистика командировок и других поездок руководителя:
· Подбор гостиниц (согласно райдеру);
· Подбор билетов (согласно райдеру);
· Подбор культурных программ и мероприятий;
· Взаимодействие с гостиницами, водителями, подрядчиками и тд.;
· Подбор ресторанов для руководителя и других участников мероприятия;
· Взаимодействие с кофе-леди руководителя (индивидуальное меню и организация подачи во время рабочих визитов на предприятия);
· Готовность к срочному протокольному реагированию.
- Внесение изменений в график поездок руководителя на год;
- Взаимодействие с помощниками руководителя, исполнение поручений приемной.
- Сбор, анализ и своевременное информирование команды об изменениях;
- Готовность к ненормированному рабочему дню;
- Умение работать в команде;
- Готовность к работе с нестандартными задачами и умение оперативно находить нестандартные решения;
- Организация протокольных мероприятий полного цикла;
- Координация большого количества участников одновременно;
- Быстрое принятие решений в условиях ограниченного времени;
- Навыки ведения переговоров с подрядчиками;
- Планирование и контроль исполнения большого количества поручений;
- Организация VIP-сервиса;
- Навык прогнозирования возможных рисков и подготовки альтернативных сценариев.
Требования:
- Опыт работы в протокольной службе, аппарате руководителя, органах государственной власти, государственных корпорациях или крупных коммерческих компаниях будет преимуществом;
- Знание основ делового и дипломатического протокола, делового этикета;
- Опыт организации мероприятий различного уровня (совещания, официальные встречи, приемы, деловые мероприятия);
- Навыки организации командировок руководителей (авиа- и железнодорожные билеты, гостиницы, трансферы, визовая поддержка при необходимости);
- Уверенное владение MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), системами электронного документооборота;
- Грамотная устная и письменная речь, развитые коммуникативные навыки;
- Умение выстраивать эффективное взаимодействие с людьми любого уровня — от водителей и подрядчиков до топ-менеджеров;
- Высокий уровень самоорганизации, умение работать в режиме многозадачности, быстрая реакция на изменение обстоятельств;
- Внимательность к деталям, инициативность и проактивность;
- Конфиденциальность и безусловное соблюдение служебной этики;
- Способность самостоятельно принимать решения в пределах своей компетенции;
- Высокая скорость поиска информации и подрядчиков;
- Готовность быть постоянно на связи при необходимости;
- Умение предугадывать потребности руководителя и работать "на опережение";
- Перфекционизм в мелочах: от рассадки гостей и выбора площадки до подготовки подарков, оформления помещений и сопровождения официальных мероприятий.
Условия:
- Официальное оформление по ТК РФ;
- Конкурентоспособная "белая" зарплата + годовой бонус;
- Работа на территории работодателя, по адресу Каширское шоссе, 49;
- Расширенный социальный пакет (ДМС (со стоматологией), льготы и компенсации предусмотренные коллективным договором для сотрудника и семьи, тренажерный зал с сауной в офисе и пр.);
- Ежегодная индексация ЗП;
- Оплачиваемые компанией курсы, обучение в академии Росатома, профессиональные подкасты, книги, вебинары и прочее;
- Режим работы: 5/2 с 9 до 18.
