Офис-менеджер (с функцией ведения документооборота)

Обязанности:

1. Организация работы ресепшн 10-го этажа:

• встреча и сопровождение гостей Клуба;

• оформление и координация пропусков, парковка;

• прием и распределение входящих обращений;

• координация переговорных комнат;

• взаимодействие с приемной Генерального директора, руководителями и подразделениями Клуба;

• административное сопровождение текущей работы офиса;

• взаимодействие с управляющей компанией и представителями арендодателя по текущим вопросам эксплуатации офиса;

• передача заявок по техническим и хозяйственным вопросам, контроль их исполнения;

• оперативная коммуникация с УК при возникновении неисправностей и иных вопросов, влияющих на работу офиса;

• выполнение текущих организационных задач в рамках функционала секретариата.

2. Документооборот:

• регистрация и обработка входящей и исходящей документации;
• работа в СЭД (заявки на закупку/оплату/загрузка закрывающих документов);
• подготовка документов к подписанию и их дальнейшая обработка;
• контроль движения и статуса документов в рамках закрепленных процессов;
• сканирование, систематизация и архивирование документации;
• освоение ключевых процессов делопроизводства Клуба;
• обеспечение взаимозаменяемости по основным процессам документооборота на период отпуска или временного отсутствия основного сотрудника.

3. Курьерская и почтовая логистика:

• координация текущей работы офисного курьера;
• распределение курьерских поручений и контроль их выполнения;
• организация отправки и получения документов, корреспонденции и посылок;
• работа с почтовыми и курьерскими службами, включая Почту России, СДЭК, PONY EXPRESS;
• оформление отправлений, заявок и необходимой сопроводительной документации;
• отслеживание статуса отправлений и контроль своевременной доставки;
• взаимодействие с подразделениями Клуба по вопросам отправки и получения корреспонденции.

Требования:

• Высшее или среднее профессиональное образование;

• Опыт работы офис-менеджером, координатором офиса, секретарем, специалистом по документообороту или на аналогичной позиции от 1 года;

• Опыт работы с документами, понимание основных принципов делопроизводства;

• Уверенное владение MS Office, электронной почтой, календарями и оргтехникой;

• Опыт работы в СЭД будет преимуществом;

• Грамотная устная и письменная речь;

• Знание английского языка на уровне не ниже Intermediate (B1), предпочтительно Upper-Intermediate (B2) и выше;

• Умение поддержать коммуникацию с иностранными гостями, сориентировать их и решить базовые организационные вопросы на английском языке;

• Внимательность, аккуратность и системность при работе с документами;

• Хорошие организационные и коммуникативные навыки;

• Умение самостоятельно расставлять приоритеты и работать с несколькими задачами одновременно;

• Доброжелательность, тактичность и презентабельность;

• Соблюдение конфиденциальности и корректность при работе со внутренней информацией;

• Готовность осваивать смежные функции и обеспечивать взаимозаменяемость внутри подразделения;

• Заинтересованность в профессиональном развитии и дальнейшем росте внутри административного направления внутри Клуба, а также в других функциональных направлениях.

Условия:

• Оформление по ТК РФ;

• График - 5/2, с 10.00 до 19.00;

• Основное рабочее место - ресепшн 10-го этажа;

• Непосредственное подчинение руководителю секретариата;

• Конкурентоспособный уровень заработной платы, годовое премирование;

• Работа в современном офисе в центре Москвы;

• ДМС;

• Обучение внутренним процессам, СЭД и стандартам документооборота Клуба.

• Возможность расширения профессиональных компетенций и дальнейшего карьерного развития внутри Клуба.