Главный специалист Аппарата генерального директора

Обязанности:

• Ведение сводного реестра поручений, решений совещаний и поручений вышестоящих организаций: внесение, актуализация статусов, сроков, ответственных исполнителей и итогов исполнения.
• Запрос у исполнителей актуального статуса выполнения поручений, сбор подтверждающих материалов, формирование перечней поручений с приближающимися и нарушенными сроками.
• Подготовка регулярных отчётов, аналитических сводок и справок об исполнительской дисциплине, статусе ключевых поручений и причинах отклонений от установленных сроков.
• Ведение протоколов совещаний, рабочих встреч и штабов: оформление проектов протоколов, выписок из протоколов и перечней поручений по итогам заседаний, направление утверждённых документов участникам и исполнителям.
• Приём, регистрация, учёт и маршрутизация входящих, исходящих и внутренних документов в СЭД; отслеживание прохождения документов на всех этапах согласования, подписания и исполнения.
• Техническая проверка проектов документов перед представлением на подпись: комплектность, наличие согласований, виз, приложений и корректность оформления.
• Подготовка проектов служебных записок, писем, приказов, распоряжений, справок, ответов на запросы и иных документов по поручению Руководителя Аппарата.
• Формирование номенклатуры дел, описей и комплектов документов для передачи в архив; сканирование документов и размещение электронных образов в СЭД и электронном хранилище.
• Консультирование работников структурных подразделений по вопросам оформления, согласования и исполнения документов, использования реестров и контрольных форм в рамках компетенции Аппарата.
• Выявление ошибок в оформлении документов, нарушений маршрутов согласования и несоответствий установленным процедурам; возврат материалов на доработку с указанием необходимых исправлений.
• Поддержание в актуальном состоянии рабочих папок, электронных баз данных, архивов протоколов, реестров и контрольных таблиц Аппарата.
• Исполнение иных поручений Руководителя Аппарата, относящихся к документационному обеспечению, исполнительской дисциплине и отчётности подразделения.

Требования:

• Опыт координации и поддержки деятельности подразделения / руководителя не менее 2 лет.
• Опыт ведения протоколов бизнес-встреч, организации совещаний и мероприятий.
• Опыт ведения реестра поручений, подготовки отчётов, сводок, справок и работы с большими объёмами информации.
• Уверенное владение MS Office (Excel, PowerPoint, Outlook) и 1С (документооборот).
• Знание деловой переписки и этикета, навыки ведения переговоров.
• Знание методов сбора, обработки и анализа информации.

Условия:

• График работы: 5\2 с 9:00 - 17:30.
• Место работы: "Бизнес-парк Химки" Ленинградская улица, вл39с6 (бесплатный шаттл от ст.метро Речной вокзал).
• Возможность карьерного роста в быстрорастущей компании.
• ДМС после успешного прохождения испытательного срока.