Офис-менеджер

Nord Clan — компания по разработке ПО на заказ. Мы создаем высоконагруженные интеграционные проекты, системы дистанционного обслуживания для финтеха, производства и медицины — как полностью своей командой, так и в рамках партнерства с крупными интеграторами.
Мы создаем собственные продукты на основе машинного зрения и нейросетей. Входим в ТОП-3 игроков рынка искусственного интеллекта России (рейтинг Рунета, 2025).

Наша платформа на основе машинного зрения и нейросетей ML Sense — лучшее отраслевое решение для промышленности (конкурс “Лидеры цифровизации”, 2025), лучший инновационный продукт (конкурс Smart 500, 2025).

Нам доверяют Wildberries, Яндекс, Росатом, HeadHunter, Самолёт плюс, СберТех, Северсталь, Инвитро, ЦИАН, Банки.ру, Dostaевский и другие лидеры рынка.
Входим в реестр аккредитованных МинЦифры организаций, осуществляющих деятельность в области информационных технологий.

У нас два офиса: в Санкт-Петербурге и Ульяновске, и удаленные сотрудники почти во всех уголках России.

Сейчас в поиске офис-менеджера.

Важно: работа только в офисе! (Ленинский район, Федерации 97).

Что нужно будет делать:

1. Офис-менеджмент

• Организация входящего и исходящего документооборота компании, ведение отчётности и контроль отправок;
• Организация и контроль командировок и приездов сотрудников;
• Коммуникация и контроль работы курьерских служб;
• Организация и контроль заказа обедов для сотрудников;
• Систематизация и оптимизация рабочих процессов между отделами компании;
• Организация снабжения кофе-поинтов (кофе, чай, сладости, фрукты, одноразовая посуда);
• Организация и участие в закупках продовольственных товаров и питьевой воды

2. Административно-хозяйственная часть

• Участие в разработке, планировании и контроле бюджета;
• Организация и контроль планово-предупредительных и аварийно-ремонтных работ;
• Контроль материально-технического обеспечения подразделений компании;
• Контроль сохранности имущества компании, организация своевременного ремонта;
• Контроль эксплуатации инженерных коммуникаций (отопление, водоснабжение, кондиционирование, вентиляция, электрика) и состояния помещений;
• Контроль рационального расходования средств, выделяемых на хозяйственные нужды;
• Организация и контроль работ по благоустройству, озеленению и уборке территории, фасадов зданий и помещений компании;
• Организация и участие в закупках мебели, хозтоваров, оборудования, типографской продукции, СИЗ, техники и электрооборудования;
• Курирование и контроль работы клининговой компании (уборщицы, дворники и т.д.)

3. Документооборот и делопроизводство

• Регистрация и контроль возврата документов в Directum;
• Регистрация входящих и исходящих документов;
• Регистрация и нумерация договоров и приказов.

Каких кандидатов мы ждем:

• Обладающих опытом работы в аналогичной позиции от 3-х лет;
• Опыт организации документооборота, в том числе опыт работы с системой Directum (или готовность быстро освоить);
• Опыт взаимодействия с подрядчиками и сервисными компаниями (клининг, курьерские службы, поставщики);
• Опыт участия в бюджетировании и контроле расходов;
• Базовое понимание эксплуатации инженерных коммуникаций (отопление, водоснабжение, кондиционирование, электрика) — на уровне постановки задач подрядчикам и контроля их исполнения;
• Опыт организации закупок (продукты, хозтовары, мебель, оборудование, СИЗ);
• Уверенный пользователь ПК: MS Office / Google Workspace, опыт работы с системами электронного документооборота;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Высокий уровень организованности, многозадачность, внимание к деталям;
• Проактивность, самостоятельность в принятии решений в рамках зоны ответственности;
• Развитые коммуникативные навыки, умение выстраивать работу с разными отделами и внешними подрядчиками;
• Стрессоустойчивость, готовность к оперативному решению нестандартных ситуаций;
• Ответственность и высокий уровень исполнительской дисциплины.

Мы предлагаем:

• полностью «белая» компания, оформление по ТК;
• работа 5/2, “гибкие” начало дня (с 8:00 до 11:00) и время обеда;
• насыщенная традициями корпоративная жизнь;
• в наличии чаты по интересам и поддержка по всем аспектам - в работе и не только;
• развитие и обучение: делимся экспертизой, делаем доклады и митапы, ведем блоги на Хабр и VC, посещаем профильные конференции/семинары, в наличии — вебинары, книги, возможность посещать курсы и т.д.;
• отзывчивый коллектив, адекватное руководство, внутреннее менторство и поддержка на проектах;
• открытая корпоративная культура, где ты сможешь влиять на процессы, инициировать новые проекты, расти и развиваться вместе с компанией.