Координатор технического отдела

«Смарт‑Т» — лидер российского рынка по сервисному обслуживанию раскройного, печатного и пост печатного оборудования.

Мы делаем ставку на качество, предсказуемый результат и доверие клиентов. И именно поэтому нам нужен координатор, который уверенно чувствует себя в динамичной среде и умеет держать под контролем большой поток задач.

Ваша роль - быть «единой точкой входа» для сервисных запросов и надёжным связующим звеном между клиентами, инженерами и внутренними департаментами.

Работа предполагает высокую нагрузку: нужно оперативно принимать решения, расставлять приоритеты и при этом обстоятельно выстраивать коммуникации - чтобы каждый этап был прозрачен, а результат соответствовал нашим стандартам. Вы будете не просто распределять задачи, а синхронизировать работу разных команд, снимать точки напряжения и гарантировать, что ни один запрос не потеряется в потоке.

Если вы умеете сохранять фокус в условиях многозадачности, выстраивать понятные процессы даже в напряжённые периоды и не готовы идти на компромиссы в качестве - присоединяйтесь к команде «Смарт‑Т»!

Вместе мы будем укреплять лидерские позиции компании.

Обязанности:

Обработка заявок

• Обработка входящих заявок на сервисное обслуживание в системе 1С:УТ - формирование, проверка, корректировка, определение типа заявки;
• Оформление договоров и дополнительных соглашений, фиксация договорённостей с клиентом в виде заметок и напоминаний в заявках в 1С:УТ;
• Помощь инженерам в оформлении заявок на гарантийный ремонт в соответствии с регламентами;
• Клиентский сервис на этапе обработки: выявление потребностей клиента при фиксации заявки, предоставление базовой информации о сроках и порядке работ, информирование о дополнительных услугах компании, соблюдение корпоративных стандартов коммуникации (вежливость, чёткость, фиксация всех договорённостей).

Планирование

• Декомпозиция задач на основании технических заданий от старшего инженера-технолога и передача исполнителям чётких установок;
• Планирование сроков выполнения работ — согласование дат и времени выездов инженеров с учётом загрузки службы и срочности заявок;
• Планирование логистики запчастей — координация отправки запчастей для будущих ремонтов, в т. ч. срочная, синхронно с выездом инженера (по согласованию со старшим инженером-технологом);
• Актуализация статусов инженеров в 1С:УТ (отпуск, больничный, доступность) для корректного планирования ресурсов.

Распределение инженеров

• Распределение сервисных инженеров по заявкам с учётом загрузки службы, срочности, компетенций и статусов инженеров, а также рекомендаций старших инженеров-технологов и технического директора.

Сопровождение заявок

• Мониторинг заявок на всех этапах выполнения — от поступления до закрытия, своевременное обновление информации в 1С:УТ;
• Контроль хода выполнения работ по активным заявкам: запрос промежуточных отчётов от инженеров, фиксация полученных данных в системе;
• Клиентский сервис на этапе сопровождения: входящие и исходящие звонки по вопросам заявок, информирование клиента о статусе и предполагаемых сроках, уведомление об изменении обстоятельств (замена инженера, перенос даты выезда и т. п.); коммуникация только через корпоративные каналы связи (рабочий мобильный с корпоративной SIM-картой, корпоративная почта);
• Урегулирование спорных и конфликтных ситуаций (соблюдение сроков реакции и исполнения, замена инженера, изменение сроков выезда и пр.); оперативное привлечение старшего инженера-технолога и руководства технического отдела при эскалации; информирование руководителя о неурегулированных конфликтах;
• Ведение складского учёта в 1С:УТ: фиксация перемещений материальных ценностей (в т. ч. снятых при гарантийных ремонтах бракованных запчастей и использованных материалов), операции по сборке/разборке оборудования и списанию запчастей;
• Координация отправки запчастей, в т. ч. срочной, синхронно с выездом инженера;
• Поддержка инженеров в вопросах учёта и перемещения ТМЦ;
• Координация взаимодействия между инженерами и другими отделами компании; контроль соблюдения инженерами стандартов компании.

Сбор обратной связи и развитие сервиса

• Проведение коротких опросов для сбора обратной связи по завершённым заявкам; фиксация дополнительных пожеланий клиентов;
• Сбор и систематизация данных о фактах и причинах проблемных ситуаций по заявкам (типовые претензии, частые задержки, недопонимание по срокам и т. д.);
• Выявление возможностей для улучшения клиентского опыта и подготовка предложений по оптимизации процессов (с согласованием со старшими инженерами-технологами).

Завершение и отчётность

• Анализ выполненных заявок совместно с инженерами;
• Проверка наличия актов выполненных работ в составе заявок, контроль полноты и корректности данных (перечень запчастей, подписи, даты) на соответствие регламенту заполнения;
• Формирование отчётности о загруженности инженеров и статусах заявок;
• Клиентский сервис на этапе завершения: финальный контакт с клиентом (звонок или письмо) для подтверждения, что работы приняты, все вопросы закрыты, а результат соответствует ожиданиям; фиксация итогового мнения клиента и любых дополнительных комментариев; проактивное предложение дальнейшей поддержки (плановое ТО, расширенная гарантия, консультации по эксплуатации) в соответствии со стандартами компании; оформление и передача клиенту закрывающих документов в установленные сроки.

Прочее

• Вспомогательные функции при высокой загруженности или отсутствии администратора технического отдела: помощь в организации командировок, подготовка документов на оплату счетов, обеспечение своевременного поступления первичных документов, взаимодействие с бухгалтерией по операционным вопросам;
• Регулярное повышение квалификации, прохождение обучения и поддержание актуальности знаний по процессам технического отдела;
• Выполнение иных поручений руководства в рамках компетенции должности.

• Опыт работы от 1 года с аналогичными обязанностями (желателен опыт в сервисной службе по ремонту оборудования);
• Уверенный пользователь ПК, MS Office (Word, Excel), Outlook, Битрикс 24, офисная оргтехника;
• Обязателен опыт работы в 1С (1С:УТ);
• Навыки ведения телефонных переговоров и работы с возражениями;
• Чёткая, грамотная устная и письменная речь;
• Умение работать в режиме многозадачности, стрессоустойчивость;
• Клиентоориентированность, доброжелательность, коммуникабельность;
• Внимательность, аккуратность, усидчивость, исполнительность.

Условия:

• Работа в стабильной и успешной компании с 24‑летней историей;
• Оформление в соответствии с ТК РФ, оплачиваемые больничный и отпуск;
• График работы 5/2, с 9:00 до 18:00;
• «Белая» заработная плата, выплаты без задержек, премии по результатам работы;
• Комфортный офис в шаговой доступности от м. Волгоградский проспект / м. Дубровка / МЦК Угрешская.