Бизнес-ассистент / координатор проектов

Бизнес-ассистент / координатор проектов

80 000–120 000 ₽ на руки

Мы — мебельная компания с несколькими параллельно идущими проектами: замеры, дизайн, согласования, закупки, производство, доставка, монтаж.

Ищем человека, который станет для собственника единой точкой контроля по текущим проектам и задачам.

Главная задача — не ждать, пока срок уже сорван, а заранее понимать, где возникает риск, кто отвечает за следующий шаг и что нужно сделать, чтобы проект продолжил движение.

Это не позиция секретаря и не позиция операционного директора. На старте нам нужен сильный, системный исполнитель, который умеет держать в голове и системе большое количество параллельных задач, добиваться результата от ответственных и постепенно брать на себя всё больше операционного управления.

Чем предстоит заниматься

Координация проектов — основная часть работы

Вести общую картину по всем активным мебельным проектам и контролировать движение по этапам:

замер → дизайн → согласование → закупка → производство → доставка → монтаж → рекламации.

В вашей зоне ответственности будет:

• контролировать контрольные даты и сроки по каждому проекту;
• понимать, на каком этапе находится проект и что должно произойти дальше;
• заранее, а не в день дедлайна, проверять готовность следующего этапа;
• получать актуальные статусы от сотрудников и подрядчиков;
• выявлять риски задержек и фиксировать причины;
• ставить задачи ответственным и контролировать их выполнение;
• следить, чтобы договорённости после встреч и переписок не оставались просто договорённостями;
• своевременно поднимать собственнику вопросы, которые требуют его решения;
• готовить короткую понятную сводку: в норме / есть риск / просрочка / что делаем.

Для нас хороший контроль — это не «я написал и напомнил».

Хороший контроль — это когда задача либо выполнена, либо заранее понятно, почему она не будет выполнена в срок и какое решение принято.

Работа с собственником и операционные задачи

Помимо контроля проектов, часть работы будет связана непосредственно с собственником компании:

• фиксировать поручения и переводить их в конкретные задачи;
• назначать ответственных и сроки;
• контролировать выполнение сотрудниками и подрядчиками;
• готовить повестки рабочих встреч;
• фиксировать принятые решения и следующие действия;
• собирать информацию от разных отделов в одном понятном формате;
• поддерживать порядок в CRM, таблицах, документах и регламентах;
• искать информацию и готовить простые сравнения вариантов;
• использовать ChatGPT и другие AI-инструменты для документов, анализа, сводок и автоматизации рутины.

Кого мы ищем

Нам подойдет человек, которому действительно комфортно, когда всё разложено по полкам.

Вы, скорее всего, хорошо справитесь с этой ролью, если:

• любите порядок, списки, таблицы, сроки и понятные статусы;
• замечаете незакрытые задачи и потерянные договорённости;
• умеете спокойно, но настойчиво возвращаться к ответственному до получения результата;
• не боитесь одновременно держать под контролем много проектов;
• умеете отделять действительно важную проблему от информационного шума;
• кратко и грамотно формулируете суть вопроса;
• уверенно пользуетесь Excel / Google Таблицами, календарями и мессенджерами;
• готовы разбираться в CRM и новых цифровых инструментах;
• умеете самостоятельно искать информацию и предлагать варианты решения.

Опыт работы бизнес-ассистентом, координатором проектов, помощником руководителя, администратором или project assistant будет преимуществом.

Но для нас важнее мышление и исполнительская дисциплина, чем название предыдущей должности.

Как мы будем понимать, что вы хорошо справляетесь

Через некоторое время собственник не должен вручную обзванивать команду, чтобы понять, что происходит с проектами.

Хороший результат выглядит так:

• нет неожиданных просрочек — риски выявляются заранее;
• у задач есть ответственный, срок и следующий шаг;
• просрочки не остаются без внимания и решения;
• договорённости после встреч превращаются в конкретные действия;
• статусы проектов актуальны;
• собственник может быстро увидеть реальную картину по компании;
• операционные вопросы постепенно требуют от него всё меньше ручного контроля.

Условия

• полная занятость;
• график 5/2;
• Москва / Московская область;
• работа непосредственно в связке с собственником;
• возможен офисный, гибридный и разъездной формат в зависимости от задач;
• официальное оформление;
• выплаты два раза в месяц.

На старте:

80 000 ₽ на руки — фиксированная часть.

Дополнительно — KPI за качество контроля сроков, актуальность информации и исполнительскую дисциплину.

По мере роста самостоятельности и зоны ответственности доход пересматривается. Ориентир по позиции — до 120 000 ₽ на руки.

Куда можно вырасти

Мы ищем человека не только для выполнения поручений.

Если вы научитесь самостоятельно удерживать в порядке портфель проектов, контролировать работу сотрудников и снимать с собственника необходимость постоянно погружаться в операционку, зона ответственности будет расширяться.

Следующий уровень — координация процессов и операционное управление компанией.

Рост здесь зависит не от количества отработанных месяцев, а от того, сколько процессов вы способны самостоятельно удерживать под контролем.

Ключевой принцип этой роли

Увидел риск → уточнил статус → поставил задачу → проконтролировал → получил результат.

И небольшая проверка на внимательность.

Начните сопроводительное письмо с объяснения смысла фразы Viam Supervadet vadens.

Так мы поймем, что вы внимательно прочитали вакансию до конца.