Помощник/ассистент руководителя

Помощник генерального директора / Бизнес-ассистент (логистика, ЖД-перевозки)

О компании

ООО «Востсибжелтранс» — стабильная компания в сфере железнодорожных перевозок и экспедирования. Генеральный директор сосредоточена на стратегии: развитии продаж, работе с грузоотправителями и собственниками бизнеса. Мы ищем правую руку, которая возьмёт на себя операционный блок и документооборот, чтобы руководитель мог заниматься развитием, а не рутиной.

Важно для нас: мы ищем не просто исполнителя, а человека, с которым будем на одной волне в вопросах ценностей, стиля работы и отношения к людям. Мы против микроменеджмента — нам нужен зрелый, самостоятельный сотрудник, которому мы сможем доверять.

Формат работы

• Работа в офисе в г. [Ваш город] с 9:00 до 18:00 (график 5/2).

• Мы ценим живое общение и считаем, что для роли «правой руки» личное взаимодействие критически важно — это позволяет быстрее настроить ментальную связь и оперативно решать задачи.

• После успешного прохождения испытательного срока (3 месяца) при высоком уровне самоорганизации возможен гибридный график (например, 1–2 дня в неделю удалённо) по согласованию.

Чем предстоит заниматься (обязанности)

1. Договорная работа и заявки:

   • Оформление заявок на железнодорожные перевозки.

   • Первичная проверка договоров, составление протоколов разногласий.

2. Отчётность для клиентов:

   • Ежедневная подготовка и рассылка дислокации (отчётов о местонахождении вагонов) с соблюдением регламента.

3. Финансовые документы:

   • Составление счетов и УПД (универсальных передаточных документов).

4. Экспортные перевозки:

   • Запрос и отправка документов (декларации, ЖД-накладные), проверка реестров.

5. Работа в системах:

   • 1С, ЭДО (электронный документооборот), освоение и внедрение новых CRM и операционных систем по мере роста бизнеса.

   • Активное использование инструментов на базе искусственного интеллекта (нейросети для генерации документов, обработки данных, автоматизации рутины).

6. Коммуникация:

   • Деловая переписка и телефонные переговоры с контрагентами, клиентами, представителями РЖД.

7. Сопровождение руководителя:

   • В том числе возможные совместные командировки для решения задач на местах.

Зоны ответственности (за что отвечаете лично)

ОбластьЧто именно контролируете

Договоры и разногласияСвоевременная и корректная первичная проверка, отсутствие ошибок в реквизитах.

Дислокация вагоновАктуальность данных и строгое соблюдение времени рассылки (например, к 10:00 ежедневно).

Счета и УПД100% правильность сумм и реквизитов.

Экспортные документыПолнота архива по каждой отправке, своевременная отправка контрагентам.

Системы (1С, ЭДО, CRM, ИИ)Корректное ведение баз данных; внедрённые инструменты должны реально работать и ускорять процессы.

КоммуникацияТональность и дипломатичность общения — вы лицо компании на операционном уровне, конфликты гасите на месте.

Сопровождение в поездкахОрганизационная готовность (билеты, документы, встречи), доступ к информации в дороге.

Мы ожидаем, что вы

• Обладаете высоким интеллектом и быстрой сообразительностью – схватываете суть с полуслова, принимаете решения в нестандартных ситуациях, предлагаете эффективные решения.

• Работаете на опережение – оперативно выполняете поручения, держите руководителя в курсе ключевых моментов.

• Чётко понимаете границы своих обязанностей – знаете свою зону ответственности и не вторгаетесь в компетенцию руководителя без необходимости.

• Максимально сосредоточены на работе – умеете отключаться от внешнего шума, глубоко погружаться в задачу и доводить её до результата. Говорите только по делу: лаконично, информативно, без пустых разговоров и лишних эмоций.

• Обладаете развитым эмоциональным интеллектом – доброжелательны, терпеливы, умеете слышать и понимать людей, сохраняя профессиональную дистанцию.

• Имеете философский взгляд на вещи – сохраняете спокойствие в стрессовых ситуациях, готовы пересматривать свои ментальные установки и учиться новому.

• Высокомотивированы на рост – не просто ищете работу, а хотите развиваться вместе с компанией, брать на себя больше ответственности со временем.

• Любите общаться с людьми – искренне взаимодействуете с представителями РЖД, клиентами и партнёрами, умеете расположить к себе и решать вопросы дипломатично.

• Технически подкованы и быстро обучаемы – уверенно работаете в 1С и ЭДО, а главное – готовы осваивать новые CRM, операционные системы и ИИ-инструменты, активно предлагая их для оптимизации.

• Готовы к совместным командировкам – при необходимости выезжать с руководителем.

Мы предлагаем (мотивация)

• Финансовую стабильность: официальное трудоустройство по ТК РФ, белая зарплата (обсуждается на собеседовании), график 5/2 с 9:00 до 18:00.

• Реальное влияние: вы не просто исполнитель, а участник выстраивания бизнес-процессов. Ваши идеи по автоматизации и оптимизации будут услышаны и внедрены.

• Пространство для роста: мы планомерно внедряем CRM и ИИ-инструменты — вы станете драйвером этих изменений и получите компетенции, которые высоко ценятся на рынке.

• Обучение за счёт компании: оплата курсов по 1С, ЭДО, нейросетям, управлению проектами (по вашему желанию).

• Свобода и доверие: никакого микроменеджмента. Вы сами организуете свой день, если задачи решаются вовремя и качественно.

• Живое общение и поездки: совместные командировки с руководителем — возможность увидеть бизнес изнутри, наладить личные связи с партнёрами.

• Статус «правой руки»: вы будете посвящены в реальные процессы компании, ваше мнение важно.

• Комфортная атмосфера: работа с руководителем, который ценит взрослое, философское отношение к жизни, уважает личные границы и не создаёт токсичного напряжения.

Ваш стиль управления: мы строим партнёрские отношения: я отвечаю за стратегию, вы — за операционную экспертизу. Я жду аргументов, а не бездумного исполнения, и всегда готова признать, что вы оказались правы, если это ведёт к лучшему результату.

Как подать заявку

Пришлите резюме с сопроводительным письмом, в котором кратко ответьте на два вопроса:

1. Почему вы хотите работать именно с нами?

2. Что для вас значит быть «правой рукой» руководителя?

Это поможет нам понять, совпадаем ли мы в ценностях.

📸 Дополнительно: если вам комфортно, приложите, пожалуйста, своё деловое фото к резюме. Это не обязательно, но поможет нам лучше понять, с кем мы имеем дело, — мы ценим человеческий контакт ещё до личной встречи. Ваше фото останется конфиденциальным и будет использоваться исключительно для целей отбора.

Дополнительная информация

• Опыт работы: 1–3 года.

• Занятость: полный день, полная занятость.

• Тип договора: трудовой договор.

• Вакансия активна до заполнения.