Персональный ассистент руководителя (личные и бытовые поручения)

О вакансии

Мы ищем ответственного помощника руководителя, который возьмёт на себя организацию бытового контура жизни руководителя и решение личных задач. Цель — освободить время руководителя для стратегических вопросов и ключевых рабочих решений, обеспечив бесперебойную и предсказуемую работу «бытового блока».

Обязанности

• Организация бытовых и хозяйственных вопросов руководителя: координация бытовых услуг, взаимодействие с клинингом, курьерами, ремонтными службами, контроль сроков и качества исполнения.
• Взаимодействовать с подрядчиками и контрагентами (вести переписку, согласовывать условия, контролировать исполнение обязательств, фиксировать договорённости).
• Работать с договорами, актами, счетами и закрывающими документами: проверять корректность реквизитов и сумм, отслеживать сроки подписания и оплаты, формировать архив документов, контролировать наличие оригиналов.
• Доводить поставленные задачи до результата: самостоятельно определять промежуточные этапы, прогнозировать возможные риски и предлагать варианты решений, предоставлять руководителю краткие отчёты о статусе выполнения.
• Оперативно находить нужную информацию, товары или услуги, сравнивать варианты по критериям «цена — сроки — качество — надёжность поставщика», готовить для руководителя 2–3 оптимальных предложения с обоснованием выбора.
• Документационное сопровождение личных вопросов: подготовка запросов, заявлений, претензий, обращений в госорганы и коммерческие организации; отслеживание статусов, получение справок и выписок, организация хранения личных документов в структурированном виде.
• Работа с ЖКХ и коммунальными платежами: регулярный контроль начислений, своевременная оплата счетов, взаимодействие с управляющими компаниями и ресурсоснабжающими организациями, решение спорных начислений и перерасчётов, хранение и систематизация квитанций и платёжных документов.
• Управление вспомогательным персоналом: подбор, адаптация и координация работы помощников, водителей, курьеров, администраторов и других сотрудников, обеспечивающих личный комфорт руководителя; постановка задач, контроль исполнения, ведение графика смен/выездов, подготовка простых кадровых документов (заявки, табели, согласования).
• Контроль и планирование: ведение личного календаря руководителя по бытовым и личным вопросам, напоминания о сроках платежей и визитах, формирование чек-листов и контрольных точек, отчётность по выполненным задачам в удобной для руководителя форме.

Требования

• Опыт работы персональным помощником руководителя или в аналогичной роли — более 5 лет; желательно наличие кейсов по организации бытовых процессов;
• Умение выстраивать процессы и не терять детали: внимательность к срокам, цифрам, формулировкам, документам.
• Навыки работы с финансовыми и юридическими документами: понимание логики договоров и актов, умение проверять счета на соответствие условиям, базовый навык ведения реестра платежей и закрывающих документов.
• Знание основ ЖКХ и типовых процедур взаимодействия с УК и ресурсоснабжающими организациями (порядок подачи показаний, поверки счётчиков, оформления перерасчётов).
• Умение выстраивать коммуникацию с подрядчиками, навыки ведения переговоров и урегулирования спорных ситуаций, способность аргументированно отстаивать интересы руководителя.
• Высокий уровень организованности, внимание к деталям и проактивность: умение самостоятельно структурировать задачи, расставлять приоритеты, предупреждать возможные сбои и предлагать решения до эскалации проблемы.
• Стрессоустойчивость и гибкость: способность эффективно работать в режиме многозадачности, оперативно переключаться между задачами, сохранять корректность коммуникации в напряжённых ситуациях.
• Грамотная устная и письменная речь, владение деловым стилем переписки, умение кратко и понятно формулировать статусы и предложения для руководителя.
• Уверенные навыки работы с офисными программами (Word, Excel, Outlook), владение базовыми функциями Excel для ведения реестров, учёта сроков и формирования сводных таблиц.
• Владение инструментами планирования и совместной работы (календари, задачи, облачные хранилища, мессенджеры).
• Готовность к оперативному реагированию на срочные поручения, соблюдение конфиденциальности в работе с личными данными и бытовыми процессами руководителя.
• Готовность к конфиденциальной работе и соблюдению этических норм; высокий уровень личной ответственности.

Будет плюсом

• опыт взаимодействия с госорганами и регуляторами (подготовка запросов, получение разрешений, сопровождение проверок);
• понимание основ бухгалтерского учёта и бюджетирования (для контроля расходов на личные поручения);
• базовые навыки фото‑ и видеосъёмки для фиксации личных и корпоративных мероприятий;
• опыт работы с премиальными консьерж‑сервисами и программами лояльности (Priority Pass, Dragon Pass);

Почему стоит к нам присоединиться

• Стабильность и надёжность. Официальное оформление по ТК РФ, прозрачная система оплаты труда и социальный пакет.
• Чёткие процессы, понятные зоны ответственности и поддержку со стороны административного блока.
• Профессиональное развитие. Возможность перенимать опыт у топ‑менеджмента, развивать управленческие и организационные компетенции.
• Комфортная среда. Работа в атмосфере доверия и уважения, где ценят инициативу и самостоятельность.
• Баланс и поддержка. Чёткое разграничение рабочих и личных задач, система наставничества на испытательном сроке.
• Гибкий подход. Итоговый оклад устанавливается индивидуально в зависимости от опыта и квалификации кандидата по окончании испытательного срока.
• Возможность выстроить и автоматизировать бытовые процессы руководителя (инструменты, шаблоны, регламенты).

Как откликнуться

Отправьте резюме и сопроводительное письмо на почту ________________. В письме расскажите:

1. Почему вас заинтересовала эта позиция и что вы можете привнести в работу руководителя.
2. О самом сложном личном поручении, которое вам приходилось выполнять (задачи, инструменты, результат).
3. О ваших ожиданиях по заработной плате и дате начала работы.

Мы изучим все заявки и свяжемся с наиболее подходящими кандидатами для приглашения на собеседование.

ВНИМАНИЕ! Убедительная просьба в сопроводительном письме напишите Ваши предложения на следующую тему:

1. Почему вас заинтересовала эта позиция и что вы можете привнести в работу руководителя.
2. О самом сложном личном поручении, которое вам приходилось выполнять (задачи, инструменты, результат).
3. О ваших ожиданиях по заработной плате и дате начала работы.

Мы изучим все заявки и свяжемся с наиболее подходящими кандидатами для приглашения на собеседование.

Резюме без сопроводительного письма рассматриваться не будут.