улица Земляной Вал 36
Обязанности:
Организация системы документооборота
-
Управление полным циклом обработки документов: прием, регистрация, распределение, контроль исполнения, отправка, хранение (входящие, исходящие, внутренние, организационно-распорядительные документы);
-
Обеспечение единых стандартов оформления документов в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016, инструкцией по делопроизводству банка и требованиями регулятора;
-
Организация работы канцелярии, экспедиции, курьерской службы (в части документов);
-
Методологическое обеспечение и разработка нормативных документов в том числе по делопроизводству, документообороту, бизнес-процессам);
-
Обеспечение единства методологии описания бизнес-процессов, внедрение процессного подхода (нотации BPMN, IDEF0, EPC или аналогичные);
-
Ведение реестра внутренних нормативных документов, контроль их актуальности, своевременное внесение изменений;
-
Методическая поддержка подразделений банка по вопросам документооборота и применения внутренних нормативных актов;
Контроль исполнительской дисциплины
-
Организация системы контроля исполнения поручений руководства, приказов, распоряжений, протоколов совещаний, обращений граждан и организаций;
-
Мониторинг сроков исполнения документов, формирование отчетности по исполнительской дисциплине для руководства банка;
-
Внедрение и сопровождение автоматизированных систем контроля исполнения (СЭД, BPM-платформы);
-
Анализ причин нарушений сроков, разработка мер по повышению исполнительской дисциплины;
Управление архивным делом
-
Организация архивного хранения документов в соответствии с требованиями законодательства (ФЗ «Об архивном деле», Перечень типовых управленческих архивных документов);
-
Формирование дел, экспертиза ценности, подготовка к передаче в архив, обеспечение сохранности;
-
Организация уничтожения документов с истекшими сроками хранения;
-
Взаимодействие с государственными архивными органами при необходимости.
Автоматизация и цифровизация документооборота
-
Организация перехода на юридически значимый электронный документооборот (внутренний и внешний с контрагентами, госорганами);
-
Оптимизация процессов обработки документов за счет автоматизации, роботизации (RPA) и применения систем распознавания (OCR);
-
Обучение пользователей работе в СЭД, разработка инструкций и регламентов;
Взаимодействие с подразделениями и внешними контрагентами
-
Координация работы с юридическим департаментом, службой безопасности, ИТ-подразделением, комплаенс по вопросам документооборота и методологии;
-
Организация документооборота с Банком России, налоговыми органами, судами, другими государственными органами и контрагентами;
-
Участие в проектах по внедрению новых продуктов и процессов в части документационного обеспечения;
-
Представление интересов банка при проверках (внутренний аудит, внешний аудит, ЦБ РФ) по вопросам делопроизводства и методологии.
Отчетность и аналитика
-
Подготовка регулярной отчетности для руководства банка: объем документооборота, сроки обработки, исполнительская дисциплина, статус автоматизации;
-
Анализ эффективности процессов ДОУ, выявление узких мест, внесение предложений по оптимизации;
-
Мониторинг изменений законодательства и нормативных актов в сфере делопроизводства и архивного дела, внедрение необходимых обновлений.
Требования:
- Глубокое знание законодательства РФ в области делопроизводства и архивного дела: ГОСТ Р 7.0.97-2016, ФЗ «Об архивном деле», правила работы с персональными данными (152-ФЗ), требования к юридической силе электронных документов (63-ФЗ «Об электронной подписи»);
- Знание нормативных актов Банка России в части документооборота, отчетности, внутреннего контроля;
- Навыки работы с СЭД, знание функциональных возможностей популярных платформ (Directum, DocsVision, 1С:Документооборот, ELMA, Alfresco);
- Уверенный пользователь ПК: MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Visio), системы электронного документооборота.
Условия:
- Трудоустройство по ТК РФ, оформление с первого дня;
- График 5/2 с 9.00 до 18.00, пятница сокращенная, до 16.45;
- Достойный доход;
- ДМС со стоматологией.
