Делопроизводитель — помощник руководителя (координатор)

Обязанности:

• Документооборот и делопроизводство

• Ведение входящей и исходящей корреспонденции: приём, регистрация, распределение, контроль исполнения.
• Подготовка, оформление и отправка писем, служебных записок, запросов, ответов на претензии.
• Формирование и ведение архива документов (электронного и бумажного).
• Работа с первичной документацией: договоры, счета, счета-фактуры, акты, накладные.

• Кадровое делопроизводство

• Ведение кадровой документации: приказы, трудовые договоры, личные карточки, табели, заявления.
• Ведение таблиц по сотрудникам (списки, допуски, контакты, статусы).

• Взаимодействие с бухгалтерией

• Обеспечение первичной бухгалтерии в офисе: сбор, проверка и передача документов главному бухгалтеру.
• Запрос счетов у поставщиков, контроль поступления и оплаты.
• Поддержание постоянной связи с главным бухгалтером по текущим вопросам.

• Координация и делегирование

• Приём задач от руководителя, декомпозиция и делегирование их удалённым сотрудникам.
• Контроль исполнения поручений, ведение статусов задач.
• Организация коммуникации между подразделениями и внешними контрагентами.

• Административная поддержка

• Поиск информации в интернете, подготовка справок и сводок.
• Помощь в заполнении форм, заявок, анкет.
• Выполнение разовых поручений руководителя

Требования:

• Обязательные

• Уверенный пользователь ПК: MS Word, Excel (таблицы, формулы), Google-документы, почта.
• Базовое понимание юриспруденции: виды документов, реквизиты, порядок оформления писем и договоров.
• Базовое понимание бухгалтерии: назначение первичных документов (счёт, счёт-фактура, акт, накладная, УПД).
• Навыки работы с кадровыми документами.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Внимательность, ответственность, умение работать с большим объёмом информации.

• Желательные

• Опыт работы делопроизводителем, секретарём, офис-менеджером или помощником руководителя от 1 года.
• Знание программ 1С (на уровне пользователя).
• Опыт координации удалённых сотрудников.

Условия:

• Высокая самоорганизация и инициативность (руководитель часто не в офисе — важно работать самостоятельно).
• Исполнительность и умение доводить задачи до результата.
• Коммуникабельность, умение чётко ставить задачи другим.
• Способность работать в условиях многозадачности.
• Доброжелательность, готовность «подхватить» любую задачу.