О компании
Мы — консалтинговая компания, которая помогает бизнесу выстраивать эффективные процессы и находить решения для устойчивого развития. Основные направления нашей работы — подбор персонала, кадровое делопроизводство, HR-консалтинг и сопровождение бизнеса.
Кого мы ищем
Мы ищем внимательного и системного специалиста, который возьмет на себя организацию документооборота, административно-хозяйственную поддержку офиса, взаимодействие с сотрудниками, подрядчиками и государственными органами, а также контроль исполнения административных процессов.
Важен опыт работы с договорной документацией, учетными-системами и взаимодействием с внутренними подразделениями и контрагентами. Роль предполагает высокий уровень ответственности, работу с большим объемом данных и постоянную координацию процессов.
Основные задачи
Документооборот
- Ведение полного цикла документооборота: регистрация входящей/исходящей корреспонденции, учет внутренних документов, организация отправки документов;
- Сканирование, систематизация и размещение документов в электронном архиве с соблюдением структуры хранения и требований к наименованию файлов.
Работа с корреспонденцией
- Организация, ведение и контроль документооборота и корреспонденции между юридическими лицами и сотрудниками;
- Контроль сроков подготовки, согласования и отправки документов в военные комиссариаты (военкоматы), органы по вопросам миграции МВД РФ и другие государственные органы;
- Обеспечение соблюдения сроков отправки документов в соответствии с законодательством РФ;
- Ведение учета отправленной корреспонденции: формирование реестра отправок, отслеживание статусов доставки, хранение подтверждающих документов;
- Использование и соблюдение требований нормативных документов по воинскому учету
Документооборот в части воинского учета
- Осуществляет оформление и ведение документов воинского учета работников по формам и в порядке, предусмотренным законодательством Российской Федерации и локальными актами работодателя;
- Внесение и актуализация сведений о воинском учете сотрудников в установленные сроки;
- Подготовка и направление сведений в военные комиссариаты;
- Формирование и ведение реестров направленных сведений;
- Контроль сроков предоставления сведений в соответствии с требованиями законодательства РФ;
- Взаимодействие с военными комиссариатами в части документооборота.
Административная поддержка офиса
-
Организация, оформление и контроль пропускного режима для сотрудников, автотранспорта и материальных ценностей в бизнес-центр, включая проверку корректности данных, взаимодействие с управляющей компанией и обеспечение соблюдения требований безопасности;
- Организация закупок для офиса: канцелярские товары, продукты питания, вода, картриджи, офисная техника, мебель, элементы декора (с согласованием руководителя);
- Выполнение функций АХО: обеспечение офиса необходимыми ресурсами, контроль состояния мебели и техники, организация ремонта и замены;
- Контроль клининговых услуг.
Взаимодействие с подрядчиками
- Взаимодействие с: интернет-провайдерами; управляющей компанией бизнес-центра, почтовыми службами, сервисами по ремонту техники, сборщиками мебели, иными подрядными организациями;
- Контроль качества и сроков выполнения работ подрядчиками.
Внутренние коммуникации и HR-поддержка
- Организация поздравлений сотрудников;
- Участие в адаптации новых сотрудников: подготовка рабочего места, обеспечение доступов, помощь в организационных вопросах;
- Выполнение задач по командировкам, при необходимости;
- Выполнение поручений руководителя.
Дополнительные задачи:
- В случае необходимости замещение специалиста по КДП, с ограниченным доступом к персональным данным;
- Взаимодействие с отделами по запросу;
- Участие в оптимизации документооборота и автоматизации процессов.
Требования:
- Высшее образование (юридическое, экономическое, ВЭД, логистика, документооборот);
- Опыт работы от 2 лет в сфере документооборота, административной поддержки;
- Знание основ делопроизводства и документооборота;
- Широкий деловой и бизнес-кругозор.
Практический опыт:
- Правила ведения деловой переписки;
- Основы воинского учета;
- Основы миграционного учета;
- Трудовое законодательство РФ (в части документооборота);
- Взаимодействие с контрагентами и внутренними подразделениями по вопросам документооборота;
- Опыт работы с различными типами документов из разных отраслей;
- Уверенное владение MS Office, Excel, Google-инструменты (docs, drive, sheets и тд);
- Работа с оргтехникой;
- Опыт работы с большим объемом информации и задач;
- Внимательность к деталям и аккуратность в работе с документами;
- Развитые коммуникативные навыки и деловая переписка;
- Английский язык — А2.
Условия:
- Работа в офисе в г. Москва
- Полный рабочий день (5/2, 9:00–18:00)
- Конкурентная заработная плата
