Специалист по документообороту

Обязанности:

• Предварительно рассматривать и сортировать документы на регистрируемые и нерегистрируемые.
• Осуществлять регистрацию документооборота Общества (бумажного и электронного), своевременную обработку входящей и исходящей корреспонденции, учет, хранение и передача в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства.
• Проводить анализ и оптимизацию существующих схем документооборота с целью повышения их эффективности и сокращения временных затрат.
• Осуществлять прием и обработку входящей корреспонденции в бумажном и в электронном виде, обеспечивать классификацию и маршрутизацию документов в СЭД.
• Осуществлять обработку и отправку исходящей корреспонденции в бумажном и в электронном виде, обеспечивать классификацию и маршрутизацию документов в СЭД.
• Сортировать корреспонденцию по критериям необходимости регистрации, включая первичную проверку комплектности и корректности оформления, регистрацию требуемой корреспонденции.
• Осуществлять контроль за своевременным исполнением поручений, данных руководством по поступившим документам, взаимодействовать с исполнителями по вопросам соблюдения регламентных сроков.
• Осуществлять проверку правильности оформления документов и наличие отметки об их исполнении перед формированием в дело.
• Контролировать своевременность подшивки документов в дело и правильность оформления дел.
• Регистрировать документы и вести электронную базу данных документов в СЭД, обеспечивать оперативный поиск и предоставление информации по запросам.
• Осуществлять получение и отправку корреспонденции через местное отделение Почты России, а также курьерскую отправку и доставку корреспонденции, при необходимости осуществлять контроль за статусом доставки.
• Участвовать в проектах по внедрению и развитию систем электронного документооборота, тестированию новых функционалов и помощи пользователям.
• Консультировать сотрудников Общества по вопросам работы с документами, соблюдения требований делопроизводства и работы в СЭД.
• Осуществлять подготовку документов к передаче на архивное хранение, составление описей дел, участие в процедуре уничтожения документов с истекшим сроком хранения в соответствии с установленными правилами Общества.

Требования:

• Высшее/ среднее профессиональное образование или начальное профессиональное образование, со стажем работы в сфере делопроизводства и документооборота не менее 2 лет.
• Необходимо знать: законы РФ, постановления, приказы и иные нормативно-правовые акты и нормативно-методические документы, определяющие порядок документационного обеспечения Общества;
• систему организации и правила ведения делопроизводства;
• стандарты и унифицированные формы организационно-распорядительной документации;
• схемы документооборота, нормы хранения, архивирования, ревизии, уничтожения документации, а также сроки и порядок ее передачи на хранение в архив;
• системы организации контроля за исполнением документов;
• порядок составления номенклатуры и описей дел, установленной отчетности;
• средства вычислительной техники, коммуникаций и связи, применяемые в отделе делопроизводства (MS Office на уровне уверенного пользователя, почтовый сервис Outlook, браузеры, навыки работы с корпоративными мессенджерами, платформами для видеоконференций, облачными хранилищами);
• системы электронного документооборота (СЭД) и принципы их функционирования;
• методы обеспечения информационной безопасности и защиты данных;
• оргтехнику и иные технические средства труда;
• правила ведения деловой переписки;
• нормы этики делового общения;
• правила речевого этикета;
• а еще быть приветливым и доброжелательным )))

Условия:

• Официальное трудоустройство по ТК РФ;
• Полная занятость, график работы Пн.- Чт. с 9.00 ч. до 18.00 ч.; в Пт с 09.00 до 17.00. Перерыв на обед 48 мин.
• Корпоративная мобильная связь;
• ДМС со стоматологией после испытательного срока;
• Очень комфортный офис в центре города;
• Наличие в офисе кафе и комнаты приема пищи;
• Дружный коллектив и веселая корпоративная жизнь.