Помощник/ассистент руководителя

Обязанности:

• Фиксация поручений сотрудникам, контроль сроков исполнения, коммуникация между руководством и сотрудниками.

• Организация и контроль служебных командировок (проездные документы, размещение, трансфер и т.д.).

• Ведение электронного и бумажного документооборота компании в полном объеме (прием/отправка, регистрация, сортировка входящей/исходящей корреспонденции, архивация).

• Ведение деловой переписки от имени руководителя и компании.

• Ведение и организация делового календаря.

• Контроль качества подготовки, правильности составления, согласования документов, представляемых на подпись руководителю.

• Прием и распределение входящих звонков.

• Организация работы офиса: телефония, интернет, рабочие места, взаимодействие с подрядчиками.

• Встреча посетителей, партнёров, подрядчиков; предоставление им необходимой информации.

• Взаимодействие с курьерскими службами.

• Выполнение поручений руководства, в т.ч. выездного характера.

• Закупка товаров для нужд офиса.

Требования:

• Среднее специальное образование; высшее - предпочтительно, юридическое - дополнительный плюс.

• Опыт работы офис-менеджером, секретарем, референтом или личным помощником руководителя.

• Быть внимательным, иметь хорошую память для запоминания большого объёма информации, аналитический склад ума, который позволит с максимальной скоростью разбирать большой объем документации и принимать правильные решения.

• Уметь концентрироваться на монотонной бумажной работе в течение длительного времени.

• Иметь способность к выполнению одновременно нескольких поручений, например, совершать звонки и обрабатывать документы.

• Обладать хорошими коммуникативными навыками (грамотная устная и письменная речь, умение вести диалог, вежливость, доброжелательность, знание этикета), спокойным характером, быть стрессоустойчивым, на случай, если работа требует быстрого темпа и больших объёмов.

• Иметь высокое чувство ответственности, организованность, дисциплинированность.

• Контроль сроков, ответственных и договорённостей.

• Кураторство рабочих чатов и деловой переписки.

• Подготовка сводной информации для руководителя.

• Выявление просрочек, рисков и проблемных вопросов.

• Уверенный пользователь ПК (MS Office, 1С).

• Умение работать с оргтехникой.