улица Ленина 321/1
Требования к кандидату: Ответственность, исполнительность, порядочность, стрессоустойчивость. Навык работы в режиме многозадачности и с большими объемами информации.
Должностные обязанности:
1. Вести документооборот входящей и исходящей корреспонденции, в том числе:
1.1. Вести реестры регистрации корреспонденции, принимать и регистрировать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
1.2. Принимать документы и личные заявления на подпись руководителя;
1.3. Осуществлять отправку почтовой корреспонденции АО «Петросах» путём регистрации отправлений в личном кабинете Почты России, подготовкой конвертов и реестров об отправке.
1.4. Оформлять заявки на приобретение билетов для работников и нужд АО «Петросах».
1.5. Осуществлять ознакомление работников офиса с документами (в том числе кадровыми).
2. Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия, вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений в том числе:
2.1..Вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний руководителя;
2.2. Контролировать сроки исполнения поручений руководителя и сроки подготовки ответов исполнителями в соответствии с поручениями руководителя;
2.3. Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя;
2.4. Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание,
передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также составлять телефонограммы, своевременно доводить до
его сведения информацию, полученную по официальным каналам связи Общества;
2.5. По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить проекты ответов авторам писем;
2.6. Заносить на подпись и забирать с подписи документы руководителю.
3. Осуществлять хозяйственно-бытовое обеспечение офиса – контроль расхода и организация закупки в том числе услуг (аренда и уборка офиса, мелкий ремонт и т. п.) и
ТМЦ (канцтовары, предметы гигиены, питьевая вода, товары на хоз. нужды и т.п.) самостоятельно и/или с привлечением работников административно-хозяйственной
службы компании, для чего последние передаются в оперативное подчинение.
Образование: не ниже среднего-профессионального (специального).
Наличие оконченного курса по одному из направлений: Делопроизводитель, Секретарь, Помощник руководителя, Офис-менеджер.
