Секретарь/Помощник руководителя

АО «Институт Теплоэлектропроект» - проектный институт с богатой и долгой историей. Наш профиль - крупные энергетические объекты по всей России. Мы предлагаем нашим сотрудникам стабильность, интересную и престижную работу, возможность профессионального и карьерного роста.

Компания входит в АО «Группа Компаний Нацпроектстрой».

Чем вам предстоит заниматься:

• Принимать и передать Руководству на рассмотрение, утверждение, согласование, подписание корреспонденцию (входящие, исходящие письма), организационно-распорядительные и иные документы (счета, счета-фактуры, УПД, акты приема-передачи выполненных работ, РВИ, кадровые документы и т.п.).

• В соответствии с резолюцией Руководства направлять поручения на исполнение работникам Общества.

• По поручению Руководства готовить письма, запросы, отчеты и другие документы.

• Обеспечивать документооборот исполнительного директора и директора по проектированию в электронной системе TDMS.

• Организовать проведение телефонных переговоров, конференций, видеоконференций Руководства, выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых Руководством (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, организационная поддержка).

• Организовать прием посетителей Руководства, включая оформление пропусков, встречу и сервисное сопровождение гостей.

• Вести календарь совещаний Руководства.

• Вести календарь совещаний ОГИП до момента автоматизации данного процесса отделом IT.

• Обеспечивать жизнедеятельность приемной (заказ продуктов, чай/кофе) и рабочее место Руководства необходимыми канцелярскими принадлежностями.

• Организовать деловые встречи, поездки Руководства.

• Осуществлять диспетчерскую работу по автотранспорту Общества.

• Оформлять командировочные документы для генерального директора, исполнительного директора и технического директора Общества, в т.ч. бронировать билеты на транспорт и гостиницы для проживания, вносить счета в ИСУД и создает заявки на их оплату в ERP.

• Замещать специалиста ОДО на время его временного отсутствия (отпуск, временная нетрудоспособность и т.д.) в части: оформление служебных командировок всех сотрудников Общества (в т.ч. оформление виз), бронь билетов на транспорт и гостиницы для проживания для всех работников Института, документационное сопровождение договора с travel-компанией ООО «Демлинк», подготовка и сопровождение договоров аренды жилого помещения для авторского надзора в ИСУД, в т.ч. внесение счета в ИСУД и создание заявок на их оплату в ERP.

• В рамках своей компетенции сообщать Непосредственному руководителю обо всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.

Что мы ожидаем от вас:

• Умение оформлять командировочные документы;
• Навык организации деловых встреч;
• Умение организовать проведение телефонных переговоров, конференций, ВКС, выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний;
• Внимательность к деталям.

Что мы предлагаем:

• Работа в динамично развивающейся группе компаний.
• Официальное трудоустройство с первого дня работы, с соблюдением ТК РФ.
• Уникальный опыт работы в команде профессионалов энергетической отрасли.
• Полис ДМС после прохождения испытательного срока со стоматологией и амбулаторией.
• Программа корпоративных скидок BestBenefits (Золотое яблоко, Перекресток, lamoda, Технопарк, Hoff и многое другое).
• Развитая система внутреннего обучения сотрудников, реальные возможности профессионального и карьерного роста.
• Рабочее время с 08:30 до 17:30, пятница до 16:15.
• Заработная плата обсуждается с успешными кандидатами на собеседовании.