Шелепихинская набережная 34к2
Меня зовут Алена Тоцкая, я основатель и руководитель авторской студии интерьеров DANIEL
Мы работаем с частными интерьерами высокого уровня и сопровождаем проекты от разработки концепции до полной реализации и комплектации.
Сейчас я ищу бизнес-ассистента — очень организованного человека, который поможет мне и команде выстроить порядок в текущих задачах, информации и договоренностях.
Мне нужен не просто исполнитель поручений. Я ищу человека, который умеет держать в порядке большое количество деталей, фиксировать договоренности, контролировать сроки и самостоятельно доводить организационные задачи до результата.
Что нужно будет делать:
— вести и актуализировать информацию по проектам в системе управления задачами;
— фиксировать договоренности после встреч: что решили, кто отвечает, какой срок;
— контролировать наличие дедлайнов и напоминать ответственным сотрудникам о приближающихся и просроченных задачах;
— собирать и систематизировать счета, акты, документы и финальные материалы по проектам;
— организовывать печать и оформление альбомов дизайн-проектов;
— взаимодействовать с курьерскими службами, типографиями и подрядчиками по административным вопросам;
— выполнять несложные запросы поставщикам: запросить документ, счет, каталог, уточнить организационную информацию;
— сопровождать меня на отдельных встречах и объектах, фиксировать основные решения и переводить их в конкретные задачи для команды;
— помогать в организации фото- и видеосъемок проектов и периодически помогать непосредственно во время съемки контента;
— вести календарь отдельных рабочих встреч и помогать с их организацией;
— следить за тем, чтобы важная информация не оставалась в переписках, блокнотах или чьей-то памяти, а попадала в общую систему;
— решать небольшие административные вопросы офиса: курьеры, полиграфия, канцелярия, вода и другие текущие задачи.
Кого я ищу:
Мне подойдет человек, который:
— очень организован и внимателен к деталям;
— умеет работать одновременно с большим количеством небольших задач и ничего не терять;
— привык все фиксировать, а не держать в голове;
— умеет расставлять приоритеты;
— не боится контролировать сроки и корректно напоминать коллегам о договоренностях;
— грамотно говорит и пишет;
— быстро осваивает новые программы и уверенно работает с таблицами, облачными документами, календарями и таск-менеджерами;
— умеет самостоятельно искать информацию и решать простые вопросы без постоянного согласования каждого шага;
— способен не просто сообщить о проблеме, а предложить варианты ее решения;
— тактичен и умеет общаться с клиентами, поставщиками и подрядчиками высокого уровня;
— интересуется дизайном, архитектурой и красивой визуальной средой.
Опыт работы бизнес-ассистентом, executive assistant или координатором проектов будет преимуществом. Опыт в интерьерном дизайне или архитектуре желателен, но не обязателен.
Что важно:
Это не позиция менеджера по комплектации, дизайнера или SMM-специалиста.
Ваша задача — не выполнять работу других сотрудников, а помогать команде работать организованно и делать так, чтобы договоренности превращались в задачи, задачи имели сроки, а важная информация не терялась.
Мне особенно важна самостоятельность. Я ценю подход:
«Возникла такая ситуация. Я разобралась. Есть два варианта, предлагаю сделать так» вместо:
«Возникла проблема. Что мне делать?»
Формат работы:
Москва. Красивый офис на Шелепихинской набережной.
Частичная занятость на старте, ориентировочно 25-30 часов в неделю, с возможностью дальнейшего перехода на полную занятость.
График должен быть достаточно гибким.
Что предлагаем:
Работу внутри небольшой команды премиальной интерьерной студии;
- непосредственное взаимодействие с основателем студии;
- участие в реализации крупных частных интерьеров;
- возможность постепенно вырасти из бизнес-ассистента в операционного координатора студии;
- понятную зону ответственности и возможность реально влиять на качество внутренних процессов.
Условия оплаты обсуждаются индивидуально в зависимости от опыта и формата занятости.
В отклике, пожалуйста, коротко расскажите о предыдущем опыте и приведите один пример ситуации, когда вам одновременно нужно было организовать несколько людей, задач и сроков. Расскажите, как вы выстроили работу и какой получили результат.
