Ведущий event-специалист

Ассоциация предприятий индустрии детских товаров приглашает в проектную команду Национального съезда учебной промышленности «УЧПРОМ-2026» самостоятельного event-специалиста.

В проекте необходимо вести два взаимосвязанных направления: координацию регистрации и операционный путь посетителя, а также единый производственный цикл визуальных материалов — от постановки задачи дизайнеру до технической проверки макета, передачи в производство и контроля готового результата.

Это не позиция графического дизайнера и не роль администратора регистрации. Нужен специалист, способный организовать процесс между внутренними заказчиками, дизайнером, подрядчиком регистрации, типографиями, производственными компаниями и площадкой.

Об Ассоциации и проекте
АИДТ объединяет предприятия детской индустрии и реализует отраслевые, экспертные, образовательные, выставочные и конгрессные проекты с участием бизнеса, органов государственной власти, образовательных и экспертных организаций.

Национальный съезд учебной промышленности «УЧПРОМ» объединяет деловую программу, выставочную экспозицию, специальные форматы, интерактивные демонстрации и профессиональные мероприятия.

Задача проектной роли обеспечить два измеримых результата:

1. Посетительский блок работ. Регистрация и путь посетителя организованы без разрывов — от подачи заявки до работы на площадке.
2. Visual production. Все необходимые визуальные материалы проекта имеют понятного заказчика, техническое задание, актуальную версию, согласованный макет и своевременно доведены до производства или размещения.

1. Регистрация и работа с посетителями
В рамках проекта необходимо:

• формировать модель регистрации: категории, статусы, обязательные данные и правила допуска;
• определять требования к регистрационной форме совместно с администратором сайта;
• контролировать полноту и качество регистрационных данных;
• готовить бизнес-требования и ТЗ подрядчику регистрации;
• формировать требования к идентификации, check-in и бейджированию;
• прорабатывать входную и регистрационную зоны;
• определять необходимое количество и функционал стоек регистрации и информационных точек;
• формировать требования к персоналу регистрации и информационной службы;
• готовить рабочие инструкции и FAQ;
• формировать требования к пути посетителя и посетительской навигации;
• сводить особенности разных категорий участников в единую регистрационно-сервисную систему;
• выявлять разрывы и риски процесса и своевременно передавать их на решение;
• координировать работу регистрационного и посетительского контура непосредственно на площадке;
• формировать итоговые данные о фактической посещаемости;
• участвовать в сборе и систематизации обратной связи посетителей;
• работать с регистрационными данными в рамках установленного АИДТ порядка обработки персональных данных.

Маркетинговое привлечение посетителей в эту функцию не входит. Коммуникационная команда формирует спрос; данный специалист отвечает за дальнейший операционный путь посетителя.

2. Визуальные материалы и visual production
Специалист ведёт единый производственный маршрут визуальных материалов УЧПРОМ-2026.
В функционал координатора могут входить:

• навигация и информационные указатели; карты и схемы; оформление регистрации и информационных стоек; бейджи и ленты; таблички залов; программы и расписания; экранные заставки; LED-материалы; баннеры; роллапы; пресс-воллы; брендированные поверхности; материалы специальных зон и мероприятий; партнёрские интеграции; презентационные шаблоны; программы мероприятий; блокноты, папки и иная полиграфия; раздаточные и брендированные материалы; digital-макеты для сайта, социальных сетей и рассылок; иные визуальные носители проекта.

По каждому материалу необходимо обеспечить маршрут: потребность → исходные данные → бриф → дизайнер → согласование → техническая проверка → финальный исходник → производство / размещение → готовый результат

В задачи входит:

• собирать исходные данные от владельцев соответствующих направлений, переводить задачу в профессиональный дизайн-бриф;
• ставить задачи дизайнеру, вести единый перечень макетов, статусов и актуальных версий, организовывать содержательное согласование, контролировать соответствие результата поставленной задаче;
• проверять техническую готовность макетов, получать и учитывать требования типографий и производственных подрядчиков, аргументированно возвращать макеты дизайнеру на доработку, передавать технически готовые материалы в производство или размещение;
• контролировать сроки изготовления, проверять комплектность полученного результата, обеспечивать использование только актуальных согласованных версий.

Самостоятельно разрабатывать графический дизайн не требуется. Необходимо уметь самостоятельно поставить дизайнеру технически корректную задачу и определить, готов ли полученный файл к производству.

Ожидаем рабочее понимание:
Специалист должен уметь прочитать технические требования типографии или другого производителя, проверить по ним полученный макет и аргументированно определить: можно ли передавать файл в производство или требуется доработка.

Взаимодействие в проекте
Со стороны АИДТ работа координируется руководителем организационно-технологического и event-направления.

Требования

• высшее или среднее профессиональное образование;
• желательно не менее 3 лет релевантного самостоятельного опыта в event-, выставочных, конгрессных, фестивальных или крупных корпоративных проектах;
• опыт взаимодействия с дизайнерами, умение составлять дизайн-брифы и технические задания;
• практический опыт работы с типографиями, рекламно-производственными компаниями или выставочным производством;
• опыт координации нескольких подрядчиков и параллельных потоков задач;
• уверенная работа с таблицами, реестрами и календарными планами;
• грамотная письменная и устная коммуникация;
• высокая внимательность к фамилиям, названиям, датам, версиям, размерам и техническим параметрам;
• способность самостоятельно организовать свой участок проекта и довести его до результата.

Будет преимуществом
• опыт крупных выставок, форумов и конференций;
• работа с электронными системами регистрации;
• опыт организации регистрационного персонала, администраторов или волонтёров;
• практический опыт разработки навигационной системы мероприятия;
• широкоформатная печать и брендирование площадок;
• опыт выставочного производства;
• Adobe Acrobat, Illustrator или аналогичные программы на уровне проверки файлов;
• портфолио реализованных event-, выставочных или полиграфических материалов.

Контрольные результаты проекта
По результатам оказания услуг должны быть обеспечены:

• сформированная и работоспособная регистрационная модель;
• единый актуальный реестр визуальных материалов;
• своевременное изготовление необходимой полиграфии и материалов;
• итоговый статус по регистрации, фактической посещаемости и выполненному visual production.

Конкретные этапы, сроки, состав результатов и порядок их приёмки закрепляются в договоре и проектном задании.

Формат сотрудничества

• проектное сотрудничество;
• договор оказания услуг;
• исполнитель — ИП либо плательщик налога на профессиональный доход;
• договор с физическим лицом без соответствующего статуса не рассматривается;

Стоимость услуг: 150 000 ₽ за месяц оказания услуг в рамках согласованного проектного задания

Как откликнуться
Направьте резюме и короткое сопроводительное письмо.

Просим привести два конкретных примера из вашего опыта:

1. мероприятие, где вы отвечали за регистрацию, посетительский сервис или front-of-house;
2. проект, где вы ставили задачу дизайнеру, работали с типографией или производственным подрядчиком и принимали готовый макет или произведённый материал.

По каждому примеру укажите: масштаб проекта → вашу личную задачу → что именно сделали → какой результат получили.

Портфолио визуальных, полиграфических или event-материалов приветствуется.