Средний Тишинский переулок 8
Обязанности:
Поддержка руководителя
Планирование и ведение рабочего календаря руководителя, организация встреч, переговоров и совещаний.
Приём и распределение входящих звонков и корреспонденции, фильтрация информации.
Подготовка писем, служебных записок, презентаций и аналитических справок по запросу руководителя.
Организация командировок: бронирование билетов и гостиниц, оформление виз, подготовка маршрутов.
Протоколирование совещаний и контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками компании.
Выполнение личных поручений руководителя.
Ведение документооборота компании
Организация и ведение общего документооборота: регистрация входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов.
Подготовка, согласование и учёт приказов, распоряжений, доверенностей, договоров и дополнительных соглашений.
Контроль сроков подписания и возврата документов от контрагентов, ведение реестра договоров.
Формирование дел и передача документов в архив, обеспечение сохранности документов в соответствии с номенклатурой.
Работа в системе электронного документооборота (ЭДО) и с электронной подписью.
Работа с курьерскими и почтовыми службами.
Частичное ведение бухгалтерии
Первичная бухгалтерская документация: выставление счетов, оформление актов, накладных, счетов-фактур, УПД.
Сбор, проверка и систематизация закрывающих документов от поставщиков и подрядчиков.
Ведение авансовых отчётов, учёт представительских и командировочных расходов.
Взаимодействие с главным бухгалтером / бухгалтерской компанией на аутсорсинге: подготовка и передача документов, сверки с контрагентами.
Учёт и контроль оплат по счетам, подготовка платёжных поручений в банк-клиенте (по согласованию с руководителем).
Ведение табеля учёта рабочего времени, помощь в кадровом делопроизводстве (приказы о приёме, отпусках, командировках).
Административно-хозяйственная работа
Обеспечение жизнедеятельности офиса: заказ канцелярии, воды, расходных материалов, взаимодействие с арендодателем и обслуживающими организациями.
Встреча гостей и партнёров, организация чая/кофе для переговоров.
Координация работы курьера, водителя, уборщицы.
Помощь в организации корпоративных мероприятий.
Требования:
Высшее или среднее специальное образование (предпочтительно экономическое, бухгалтерское, документоведение или делопроизводство).
Опыт работы помощником руководителя, секретарём, офис-менеджером или делопроизводителем от 2 лет.
Знание основ бухгалтерского учёта, понимание первичной документации, опыт работы в 1С (8.3: Бухгалтерия, Документооборот) — обязательно.
Знание правил делового документооборота, ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению документов, основ архивного дела.
Уверенный пользователь ПК: MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), системы ЭДО (Диадок, СБИС или аналоги), банк-клиент.
Грамотная устная и письменная речь, знание делового этикета.
Высокий уровень самоорганизации, внимательность к деталям, умение работать с большим объёмом информации и соблюдать конфиденциальность.
Многозадачность, стрессоустойчивость, доброжелательность и инициативность.
Английский язык на уровне Intermediate — будет преимуществом.
Условия:
Оформление по ТК РФ с первого дня, полностью официальная заработная плата.
Заработная плата от 100 000 на руки по итогам собеседования, ежеквартальные премии по результатам работы.
График 5/2, с 10:00 до 19:00, суббота и воскресенье — выходные.
Комфортный офис в центре города, в 5 минутах от метро, оборудованное рабочее место.
Оплачиваемый отпуск 28 календарных дней, оплата больничных листов.
