Делопроизводитель

ООО «КИПВОРКИНГ ЛЕЙБЛ» – музыкальный лейбл, развивающий собственные музыкальные проекты, артистов и направления в сфере музыки и медиа.

Мы ищем специалиста, который сможет объединить в одной роли делопроизводство, кадровое делопроизводство, архивное дело и работу с договорной документацией.

Нам нужен внимательный и системный человек, который умеет работать с документами, понимает порядок их оформления, регистрации, хранения и систематизации и готов выстроить эти процессы внутри музыкального лейбла.

Обязанности

Делопроизводство:

приём, регистрация, учёт и обработка входящих и исходящих документов;

подготовка, оформление и регистрация организационно-распорядительных и информационно-справочных документов;

ведение журналов и реестров документов;

контроль движения документов и сроков исполнения;

подготовка документов к подписанию;

систематизация и хранение документации;

формирование и ведение номенклатуры дел;

контроль правильности оформления документов в соответствии с установленными требованиями и действующими стандартами;

работа с электронным документооборотом и электронными копиями документов.

Кадровое делопроизводство:

оформление кадровых документов;

подготовка приказов и распоряжений по личному составу;

ведение и систематизация кадровых документов;

формирование и ведение личных дел работников;

учёт трудовых договоров и дополнительных соглашений;

контроль наличия и актуальности кадровых документов;

подготовка документов к передаче на хранение.

Архивное дело:

формирование архивных дел;

систематизация и классификация документов;

подготовка документов к архивному хранению;

ведение учёта архивных документов;

организация хранения и оперативного доступа к документам;

подготовка документов к экспертизе ценности и дальнейшему хранению/уничтожению в установленном порядке;

поддержание порядка в электронном и физическом архиве.

Договорная и музыкальная документация:

ведение реестра договоров и сопутствующей документации;

работа с договорами с артистами, авторами, исполнителями, правообладателями и подрядчиками;

учёт лицензионных договоров и соглашений;

работа с документами, связанными с передачей и предоставлением прав на музыкальные произведения и фонограммы;

систематизация документов по авторским, смежным и лицензионным правам;

контроль сроков действия договоров, дополнительных соглашений и лицензий;

формирование договорных папок и электронных архивов по артистам и проектам;

взаимодействие с руководителем и ответственными сотрудниками по вопросам документооборота.

Требования

среднее профессиональное или высшее образование;

профильное образование в области делопроизводства, документоведения, архивного дела, управления документацией, кадрового делопроизводства будет преимуществом;

опыт работы в сфере делопроизводства, кадрового документооборота или архивного дела;

знание основных принципов организации документооборота и архивного хранения;

понимание требований к оформлению организационно-распорядительной документации;

уверенное пользование ПК;

уверенное владение Microsoft Word и Microsoft Excel;

внимательность к деталям, системность и аккуратность;

умение работать с большими объёмами информации и документами;

грамотная письменная речь;

соблюдение конфиденциальности при работе с персональными, договорными и иными документами.

Отдельным преимуществом будет:

образование в профильном колледже, в том числе Колледже МИД России;

опыт работы с архивом;

опыт кадрового делопроизводства;

опыт работы с договорами и юридической документацией;

опыт работы с лицензионными договорами, авторскими и смежными правами;

опыт работы в музыкальной индустрии, медиасфере, издательстве или смежных направлениях.

Условия

гибридный формат, преимущественно удалённая работа;

офис требуется посещать редко;

основная коммуникация — Telegram и видеосозвоны;

возможность выстроить и систематизировать документооборот лейбла практически с нуля;

работа с реальными музыкальными проектами, артистами, договорами и правами;

возможность дальнейшего расширения зоны ответственности по мере развития лейбла.

Важно

Мы сейчас находимся на этапе активного развития keepworkin' label и постепенно формируем внутреннюю структуру компании. Поэтому нам нужен не просто человек, который будет регистрировать документы, а специалист, который понимает логику документооборота и сможет помочь выстроить понятную систему работы с документами, договорами и архивом.

Если у вас есть профильное образование или практический опыт в делопроизводстве / документоведении / архивном деле / кадровом делопроизводстве, а также интерес к работе с музыкальными договорами, лицензиями и правами — будем рады познакомиться.