Офис-менеджер с функциями делопроизводителя

Обязанности:

1. Делопроизводство и документооборот

• Ведение делопроизводства в полном объеме: организация и осуществление внутреннего бумажного и электронного документооборота (ЭДО).
• Обработка, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, а также организационно-распорядительной документации с последующим направлением в соответствующие подразделения.
• Ведение реестров входящей/исходящей корреспонденции, клиентских договоров и договоров с поставщиками (включая сканирование и размещение в системе).
• Подготовка реестров писем для руководства на подпись.
• Контроль сроков исполнения документов.
• Активная работа в Битрикс24 и системах ЭДО.
• Участие в подготовке ответов на претензии, запросы и иные официальные письма по согласованию с ответственными сотрудниками, сбор необходимых документов и направление согласованных ответов адресатам.
• Ознакомление с материалами дел в судах.

2. Организация поездок и командировок

• Полное оформление служебных командировок для сотрудников центрального офиса и филиалов.

3. Административно-хозяйственное обеспечение

• Контроль остатков и своевременный заказ канцелярских и хозяйственных принадлежностей (Комус, Офисмаг и аналоги), а также продуктов питания (кофе, чай, вода и т.д.).
• Подготовка и оснащение рабочих мест для новых сотрудников (обеспечение необходимой техникой и канцелярией).
• Контроль поддержания чистоты и порядка в офисных помещениях (взаимодействие с клинингом).
• Администрирование корпоративного питания: оформление и контроль использования обеденных карт сотрудников.
• Администрирование офисной техники: контроль исправности и своевременная подача заявок на ремонт или обслуживание.

4. Почтовая и курьерская логистика

• Взаимодействие с Почтой России и курьерскими службами: получение, оформление и бесперебойная отправка писем и документов.
• Подготовка писем и приложений к отправке: печать, сбор необходимых документов у сотрудников, включая оригиналы, отправка с описью вложения и уведомление ответственного сотрудника об отправке.

5. Организация пропускного режима и безопасность

• Оформление временных и постоянных пропусков для сотрудников и гостей (в т.ч. в г. Троицк).
• Оформление заявок на парковку для гостей (включая автомобили с иностранными номерами) и внесение автомобилей сотрудников в списки на парковку.
• Подача заявок на использование грузового лифта для нужд офиса.

Требования:

• Образование не ниже среднего профессионального, предпочтительно юридическое;
• Знание ПК и офисных приложений;
• Знание оргтехники (сканер, ксерокс, факс, мини АТС);
• Владение технологиями документооборота;
• Грамотная письменная и устная речь.
• Преимуществом будет знание системы Битрикс24
• Высокая степень аккуратности и внимательности к деталям (ошибки в документах или цифрах для нас недопустимы).
• Умение грамотно планировать свое рабочее время, расставлять приоритеты и работать в режиме многозадачности.

Мы предлагаем:

• Официальное трудоустройство с первого дня, белая заработная плата (оклад + бонусная часть за выполнение KPI отдела);
• Работу в комфортном офисе: оплачиваемые обеды, кофемашина, бесплатная парковка;
• Активную корпоративную жизнь: два масштабных корпоратива в год, подарки на дни рождения, новогодние подарки детям, корпоративный мерч;

Стабильные выплаты заработной платы (мотивация обсуждается индивидуально с каждым кандидатом).