Балтийская улица 8
Обязанности:
- осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности генерального директора организации;
- прием и проработка поступающей на рассмотрение генерального директора корреспонденции, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
- ведение делопроизводства;
- прием и проработка документов и личных заявлений на подпись генерального директора;
- подготовка документов и материалов, необходимых для работы генерального директора;
- контроль за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых генеральному директору на подпись, качественное их редактирование;
- организация проведения телефонных переговоров генерального директора, запись в его отсутствие полученной информации и доведение до его сведения ее содержания;
- обобщение и проверка информации, полученной по приемно-переговорным устройствам, в том числе по СЭД, электронной почте и иным каналам связи, и своевременное доведение ее до сведения генерального директора;
- составление писем, приказов, запросов, других документов, подготовка ответов авторам писем;
- подготовка заседаний и совещаний, проводимых генеральным директором, ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний;
- осуществление контроля за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений генерального директора, взятых на контроль;
- ведение реестра документов в электронном виде, поступивших на исполнение в структурные подразделения с целью контроля своевременного рассмотрения и исполнения;
-
обеспечение рабочего места генерального директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями;
-
подготовка по указанию генерального директора служебных материалов, необходимых для его работы, или ввод текущей информации в банк данных;
-
организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения обращений работников организации;
-
организация командировок, деловых поездок генерального директора (бронирование билетов, гостиниц);
-
формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности, сдача в установленные сроки в архив;
-
участие в подготовке информационных материалов о деятельности организации;
-
подготовка предложений об изменении действующих или отмене утративших силу приказов, изданных в организации;
-
анализ документов на соответствие законодательству, выявление и оценка рисков.
Требования:
- высшее профессиональное образование - юридическое;
- опыт работы помощником руководителя от 3 лет;
- умение работать в режиме многозадачности;
- грамотная письменная и устная речь, хорошее знание русского языка.
Условия:
- график работы 5/2 с 09:00 до 17:45;
- работа в стабильной организации.
