Секретарь руководителя

Обязанности:

• Выполняет технические функции по обеспечению деятельности руководства предприятия.
• Обеспечивает:
  • Организацию рабочего места руководителей предприятия (обеспечение канцелярскими принадлежностями, справочными, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями).
  • Своевременную обработку, регистрацию поступающей (входящей) корреспонденции, передает ее ответственному лицу.
  • Своевременную обработку, регистрацию отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.
  • Участвует в организации рабочего дня руководства предприятия, своевременно информирует о предстоящих мероприятиях согласно плана рабочего дня.
• Приглашает на совещания, участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание.
• Организует:
  • Телефонные переговоры руководства с абонентом, в отсутствии руководства записывает тексты телефонных сообщений с последующим информированием, осуществляет прием и передачу информации по телефону.
  • Прием и необходимое обслуживание посетителей, проявляя при этом тактичность и внимание к ним.
  • Осуществляет:
    • Связь со сторонними организациями (как государственными, так и коммерческими) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности управления (телефон, факс и т.д.).
    • Сбор предварительной информации об исполнении/неисполнении руководителями структурных подразделений поручений, заданий, указаний руководства.
• Ведет учет и контроль документов, поступающих на подпись руководству Общества, обеспечивает сохранность документов.
• Печатает документы на компьютере по поручению руководства.
• Выполняет копировальные – множительные работы.
• Предоставляет руководству информацию, отчетность и другие документы.