Делопроизводитель

Мы ищем в нашу команду сотрудницу приятной и опрятной внешности, с грамотной устной и письменной речью, обладающая высокой эмпатией, гибким умом и лидерскими качествами.

При отклике на вакансию, наличие фото в резюме- ОБЯЗАТЕЛЬНО.

Обязанности:

• 1. Общее делопроизводство и архив:

• Регистрация, сканирование, систематизация и распределение входящей и исходящей корреспонденции (включая курьерские службы).
• Ведение электронного и бумажного архива: договоры, акты, исполнительная документация, чертежи, сертификаты. Обеспечение быстрого поиска документов по запросу инженеров и руководства.
• Контроль сроков возврата документов от контрагентов, ведение реестров.
• Подготовка справок и копий по запросам сотрудников.
• Составление ответов на запросы представителей Исполкома, контролирующих и надзорных органов.

• 2. Материально-техническое обеспечение (складской учет):

• Спецодежда и СИЗ: Приемка, маркировка, ведение карточек учета выдачи. Своевременный заказ новых комплектов с учетом размеров сотрудников и сезонности. Списание и утилизация изношенной одежды.
• Канцтовары и хозтовары: Ведение реестра остатков, сбор заявок от отделов, формирование ежемесячного заказа, организация выдачи.
• Техника и оборудование: Первичный учет оргтехники, расходных материалов (картриджи, бумага), кабелей, инструментов. Выдача техники сотрудникам под подпись, организация мелкого ремонта через ИТ-отдел.
• Обеды: Сбор и консолидация заявок на корпоративное питание, взаимодействие с компанией, обеспечивающей офис питьевой водой, заказ кофе/чая, сладостей, учет оплат, работа с контрагентами.

• 3. Административная поддержка и контроль доступа:

• Оформление, продление и аннулирование пропусков (постоянных и временных) для сотрудников и подрядчиков.
• Заказ такси, бронирование билетов и гостиниц для командировок.
• Встреча курьеров, распределение отправлений.
• Ведение архива документов

• 4. Локальное кадровое делопроизводство (КДП):

• Ведение табеля учета рабочего времени (в части фиксации отсутствий, переработок).
• Операционная помощь кадровому специалисту при оформлении приема, перевода, увольнения сотрудников.
• Ведение и хранение личных дел, трудовых книжек (в том числе электронных) и сведений о трудовой деятельности.
• Администрирование оформления справок по запросу сотрудников компании.

• 5. Взаимодействие:

• Коммуникация с бухгалтерией (предоставление закрывающих документов по закупкам, авансовые отчеты), с кадровой службой.
• Взаимодействие с арендодателем по вопросам эксплуатации офиса.
• Встреча гостей, администрирование встреч руководителя.
• Выполнение иных поручений Исполнительного директора.

Требования:

• Опыт работы: от 2 лет на позиции делопроизводителя, офис-менеджера или администратора в производственной, строительной или инжиниринговой компании. Опыт работы «единственным офисным сотрудником» будет преимуществом.
• Знание нормативной базы: 152-ФЗ (персональные данные), основы трудового законодательства РФ (ТК РФ), правила ведения архивного дела.
• Hard skills: Уверенный пользователь 1С:Документооборот или аналогичных систем ЭДО, 1С, Excel (сводные таблицы, ВПР), офисная техника (принтеры, плоттеры, ламинаторы для пропусков).
• Грамотная устная и письменная речь, отсутствие дефектов, мешающих общению по телефону.
• Коммуникабельность, вежливость и доброжелательность.

Условия:

• Оформление в соответствии с ТК.
• Полный соц.пакет (оплачиваемые больничные и отпуска).
• Работа в одной из лучших экономических зон РФ- на ОЭЗ "Алабуга".
• Уровень з/п выше, чем в среднем по отрасли.
• Абсолютно новый промышленный завод, с высокотехнологичным оборудованием, отвечающим мировым стандартам качества и безопасности труда.
• Бесплатное обеспечение спец.одеждой и СИЗ сотрудников предприятия.
• Обеспечение горячим комплексным обедом; у нас оборудованы зоны отдыха, комфортабельные раздевалки и душевые.
• Организован бесплатный вахтовый автобус.
• У нас дружный и нацеленный на результат коллектив профессионалов, которые готовы обучать и наставлять новых сотрудников.