Офис-менеджер

Обязанности:

• • приём документов на подпись Генерального директора Компании;
  • работа с входящей корреспонденцией: приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение;
  • организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам;
  • работа с исходящей корреспонденцией: регистрация, передача, учёт, хранение; оформление писем Генерального директора и его заместителей; отправление срочных писем;
  • оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей;
  • выполнение копировально-множительных работ;
  • подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании в целом;
• Приём телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для Генерального директора информации в его отсутствие и доведение её содержания до его сведения. Формирование ежемесячного отчета по корпоративной связи.
• Организация встречи посетителей и гостей Компании.
• Обеспечение жизнедеятельность офиса: Заказ воды, канцелярии. Поддержание порядка в офисном пространстве.
• оформление заявок на оплату счетов по аренде помещений и коммунальным платежам арендодателей, координация работы службы IT и прочих хозяйственных внутренних и внешних служб для бесперебойной работы офиса.
• Координация и контроль работы водителей, курьеров, уборщицы.
• Осуществление технического обеспечения деятельности руководителя (оформление виз, заказ билетов; организация встреч, переговоров; др.)
• Согласование отдельных вопросы с работниками структурных подразделений, доведение до них указания и распоряжений руководителя; контроль исполнение указаний и распоряжений.
• Выполнение личных поручений руководителя.
• Подготовка отчетности по расходам.

Требования:

• высшее образование (можно неполное);

  - Опыт работы на аналогичной должности не менее 2 лет;

  - системность и организованность, многозадачность;

  - готовность принимать самостоятельные (адекватные) решения;

  - идеальное владение русским языком

  - чувство такта и знание основ делового этикета;

  - энергичность, аккуратность, пунктуальность, умение располагать к себе людей, любовь к прекрасному и здоровое чувство юмора;

  - уверенное владение оргтехникой.

Условия:

• время работы — с 10.00 до 18.00 с понедельника по пятницу;

  - фиксированный оклад, официальное трудоустройство (вакансия декретная, по 2023 год).

  - комфортный и светлый офис

  - дружелюбный коллектив.