Специалист по документообороту в бренде SELA

Обязанности:

Взаимодействие по договорной работе и оплатам с продюсерами бренда для организации фотосъемок:

• Подготовка, проверка и сопровождение договоров с подрядчиками: фотографами, стилистами, визажистами, моделями, студиями, арендодателями реквизита и пр.
• Сбор и проверка реквизитов контрагентов, формирование заявок на оплату.
• Ведение реестра договоров и контроль сроков их действия, пролонгации и исполнения обязательств.
• Организация подписания документов, в том числе через ЭДО, и контроль возврата подписанных экземпляров.
• Подготовка NDA, согласий на использование изображения моделей и иных разрешительных документов.

Работа с первичной и закрывающей документацией:

• Проверка и прием первичных документов: счетов, актов, УПД, чеков, закрывающих документов по съемкам.
• Контроль корректности оформления документов и своевременная передача их в бухгалтерию.
• Ведение реестров платежей, счетов и закрывающих документов по каждому проекту/съемке.
• Помощь в сверке взаиморасчетов с подрядчиками и подготовке запросов на исправление документов.
• Ведение электронного и бумажного архива отдела: договоры, акты, согласия, реестры, служебные записки.
• Ведение реестра по статусу договоров, закрывающих документов и платежей.
• Контроль дедлайнов по документам и информирование продюсеров.
• Ведение баз данных подрядчиков и моделей с актуальными документами и реквизитами.

Какой опыт мы ищем:

Профессиональные знания и навыки:

• Нормативная база: Знание основ делопроизводства, трудового и гражданского законодательства (в части договоров подряда и оказания услуг).
• Работа с договорами: Опыт составления, проверки и ведения договоров (с фотографами, стилистами, моделями, арендодателями студий, клининговыми службами).
• Финансовая дисциплина: Навыки работы с первичной бухгалтерской документацией (счета, акты, УПД, закрывающие документы), взаимодействие с бухгалтерией.
• Электронный документооборот (ЭДО): Уверенное владение системами ЭДО (Диадок) и офисным пакетом (Outlook, Word, Excel).

• Понимание специфики съемок: Знание терминологии (лукбук, кампейн, шоурум, семплинг, сет-дизайн, реквизит).

• Юридическая осмотрительность: Понимание важности соблюдения прав на изображение (модели), лицензионных прав на использование фото и видео, NDA (соглашения о неразглашении).

• Соблюдение дедлайнов: Способность работать в режиме высокой интенсивности.