Заведующий делопроизводством

• Заведующий делопроизводством, в рамках своей деятельности, выполняет следующие функциональные обязанности:

  2.1. обеспечивает правильное оформление, обработку и сохранность трудовых книжек, личных дел работников Управления, руководителей учреждений, подведомственных управлению благоустройства Администрации города Иванова (далее — подведомственных учреждений);

  2.2. передает сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (форма СЗВ-ТД) в форме электронного документа посредством сервиса электронной отчетности СБИС в Пенсионный фонд РФ — в случаях перевода на другую постоянную работу, подачи зарегистрированным лицом заявления о продолжении ведения страхователем трудовой книжки либо о предоставлении страхователем ему сведений о трудовой деятельности — не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место перевод на другую постоянную работу или подача соответствующего заявления; в случаях приема на работу и увольнения зарегистрированного лица — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа, иных документов, подтверждающих оформление трудовых отношений;

  2.3 соблюдает порядок обработки персональных данных работников Управления и руководителей подведомственных учреждений, ведения личного дела;

  2.4 обеспечивает защиту персональных данных работников Управления, руководителей подведомственных учреждений, от неправомерного использования или утраты;

  2.5. оформляет приказы по кадровым вопросам, по личному составу, ведет книги регистрации приказов;

  2.6. оформляет трудовые договора, дополнительные соглашения к ним с работниками Управления, руководителями подведомственных учреждений;

  2.7. оформляет приказы по основной деятельности в рамках своего направления деятельности, ведет книгу регистрации приказов по основной деятельности;

  2.8. готовит и организует аттестацию муниципальных служащих Управления на соответствие замещаемой должности муниципальной службы;

  2.9. осуществляет контроль за формированием документооборота в Управлении в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;

  2.10. работает с документами архива, отвечает за их сохранность;

  2.11. готовит документы постоянного хранения по Управлению для передачи на хранение в муниципальный архив города Иванова;

  2.12. подготавливает справки, необходимые для оформления пенсионного обеспечения граждан, подтверждающие их факт работы в Управлении, на основе данных, имеющихся в документах архива Управления;

  2.13. консультирует работников Управления и руководителей подведомственных учреждений по трудовому законодательству в пределах своей компетенции;

  2.14. организует и осуществляет проверки подведомственных учреждений по вопросам соблюдения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, готовит акты по их итогам;

  2.15. организует работу по учету военнообязанных работников Управления;

  2.16. готовит отчеты: 1-Т (МС) — в кадровой части — для предоставления в Государственную статистику, отчет по форме 6 о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе, и отчет по форме 18 — для предоставления в военно-мобилизационный комитет Администрации города Иванова; о среднемесячной заработной плате руководителей, их заместителей и главных бухгалтеров муниципальных бюджетный учреждений, подведомственных Управлению, другие — по запросам Государственной статистики и иных органов;

  2.17. участвует в рассмотрении и подготовке ответов на письма, запросы, обращения юридических и физических лиц, представления, предписания правоохранительных и иных органов государственной власти в рамках своей компетенции.

  2.18. участвует в разработке локальных нормативных актов Управления в рамках своей компетенции.

  2.19. организует работу по ведению делопроизводства в Управлении: ведение электронного и бумажного документооборота; учет, регистрация и распределение входящей и исходящей документации; распределение документов по подразделениям Управления; определение контрольных сроков исполнения документов, контроль их исполнения; подготовка документов Управления к архивному хранению;

  2.20. взаимодействует с управлением делопроизводства и документационного контроля Администрации города Иванова, приемной заместителя главы Администрации города Иванова, курирующего Управление по вопросам делопроизводства;

  2.21. взаимодействует с прочими подразделениями Администрации делопроизводства по вопросам делопроизводства в пределах компетенции;

  2.22. организует работу по регистрации и распределению между специалистами Управления обращений, поступающих посредством системы обратной связи (ПОС), контролю сроков ответа на электронные обращения, отправке их на утверждение уполномоченному лицу.

  2.23. готовит проведение личного приема Начальника управления;

  2.25. ведет электронный ежедневный план мероприятий начальника Управления, отслеживает и регистрирует поступающие в его адрес электронные приглашения на мероприятия;

  2.26. взаимодействует с Почтой России по вопросам приобретения маркированных конвертов, знаки почтовой оплаты для нужд управления;

• знание кадрового делопроизводства, желательно в области муниципальной либо государственной гражданской службы, знание ТК РФ.

график работы: пн-чт 8.30−17.30, пт:8.30−16.15, перерыв для отдыха и питания 12.00−12.45,

ежегодный оплачиваемый отпуск 28 календарных дней