Офис-менеджер

У нас ГК и мы очень стремительно растём и масштабируем бизнес, потому что сейчас время возможностей.

Мы активные, позитивные и амбициозные. Мы строим свое лучшее будущее. Мы ищем в свою команду своего соратника, единомышленника. Того кто поможет и обеспечит работоспособность всех и каждого в команде. Мы приглашаем Офис-менеджера

Твоя помощь это:

• Обеспечение жизнедеятельности офиса;​​​​​​

• Административная поддержка подразделений Компании;

• Административно-хозяйственное обеспечение компании (Закупка канцелярии, расходных материалов для офиса и офисной кухни, воды. Взаимодействие с эксплуатационными службами, коммунальными организациями);

• Контроль исправности офисного и хозяйственного оборудования;

• Контроль работы курьерской службы, технического персонала;

• Прием/распределение входящих звонков;

• Ведение документооборота компании: регистрация, учет, хранение, архивирование документов, приём и передача счетов, получение закрывающих документов с последующей передачей в бухгалтерию, писем, подготовка документов для контрагентов;

• Работа с первичной документацией (контроль предоставления полного пакета документов), формирование документов;

• Контроль, координация получения/отправки входящей и исходящей корреспонденции;

• Обработка входящей документации и своевременная передача документов по назначению;

• Формирование и отправление исходящей корреспонденции (почта, курьерская служба и прочее);

• Организация документооборота, проверка оформленных документов, ведение деловой переписки;

• Выполнение поручений руководителей:

  — Организация встреч (в том числе встреча гостей), совещаний, организация поездок и командировок, встреча гостей

  — Ведение протоколов, контроль за исполнением работниками изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль

  — Выполнение личных поручений руководителя

• Организация мероприятий компании: корпоративы, организация участия в конференциях, выставках и прочее, при необходимости организация трансфера и проживания сотрудников, Travel-поддержка;

• Бюджетирование и контроль исполнения и соблюдения бюджета на офисные нужды

В работе тебе помогут:

• Знание правил деловой переписки и этикета;
• Знание правил защиты конфиденциальной служебной информации;
• Понимание принципов организации снабжения офиса;
• Алгоритм организации встреч в офисе;
• Понимание правил проведения и требования к проведению мероприятий;
• Знание процедуры работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
• Понимание правил составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов;
• Умение вести переговоры и деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета;
• Опыт формирования заказов на техническое и сервисное обслуживание офиса и офисного оборудования;
• Желание оказывать помощь в проведении корпоративных, деловых и торжественных мероприятий;
• Умение организовывать хранение документов в соответствии с требованиями трудового, архивного законодательства РФ и с локальными нормативными актами компании.

• Место работы: Одинцово ул. Говорова 171;
• Оформление в штат согласно ТК РФ, компания «белая»;
• Работа в динамичной команде с сильными профессионалами;
• Рабочий день: пн. — чт. — 09:00 — 18:00, пт — 09:00 — 17:00, выходные сб., вс;
• Стабильный оклад и премии по итогам работы (обсуждаем на собеседовании);
• Уютный, стильный, современный офис;
• Супер клёвый коллектив.