Офис-менеджер/помощник руководителя

Мы представляем услуги по правовому сопровождению бизнеса. Юристы и адвокаты глубоко погружаются в проблему, объясняют все понятным человеческим языком и с неравнодушием подходят к решению.

Нам нужна помощь в коммуникации с доверителями и контрагентами по организационным вопросам, помощь в поддержании уюта в офисе.

Нам нужен системный и заботливый человек, который любит и умеет общаться с людьми и создавать комфортную рабочую обстановку.

В нашем офисе 5 кабинетов, а в команде 20 человек, из которой 10 работают офлайн.

Ваши задачи:

— готовить документы на оказания услуг и акты по шаблону: обмениваться с доверителями (так мы называем наших клиентов) и контрагентами, исполнителями преимущественно через ЭДОили сканами и оригиналами;

— коммуницировать с доверителями по поводу: почтовых расходов, доверенностей, сроков оплат. Контролировать выполнение;

— обеспечивать деятельность офиса: заказывать хозяйственные и продовольственные товары, поддерживать чистоту, держать цветы под присмотром:);

— отправлять и получать письма и посылки, забирать заказы;

— готовить кабинет для проведения встреч 3−4 раза в неделю: заказывать фрукты, встречать доверителей;

— проводить в онлайн-банке регулярные платежи по графику;

— организовывать поздравление членов команды с днем рождения;

— запрашивать обратную связь у доверителей по поводу оказанных услуг (направлять ссылку с анкетой обратной связи);

— сбор первичных документов по запросу бухгалтерии.

Нам важно:

• хороший уровень письменной и устной речи и есть навык деловой переписки

• опыт работы в административной сфере от 1 года (секретарем, офис-менеджером, помощником руководителя)

• чёткость, порядок и структурированность — ваши сильные стороны

• умение работать в таск-менеджерах и Notion или готовность научиться

• спокойствие и стрессоустойчивость — про вас

• умение работать с гугл-документами, Excel

Условия:

• график работы — 5/2 с 9:00 до 18:00

• уютный и современный офис в центре Москвы (м. Добрынинская/Серпуховская)

• с нами интересно и комфортно: мы ставим ясные цели, уважаем мнение каждого сотрудника, поощряем и поддерживаем инициативы

• испытательный срок — 1−2 месяца

Если вам подходит описанная роль, и вы готовы к собеседованиям и тестовому заданию, то напишите в сопроводительном письме: «я в деле»

Ждем в нашей команде!