Специалист по организации работы офиса

ЧЕМ ВЫ БУДЕТЕ ЗАНИМАТЬСЯ:

• обеспечивает прием, учет, регистрацию, информационно-справочное обслуживание и хранение документированной информации на любых носителях (бумажных и электронных)
• осуществляет регистрацию и оперативную передачу в соответствующее структурное подразделение входящей документации, регистрацию и оперативную отправку исходящей документации Общества
• осуществляет оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности Общества (телефон, факс, электронная почта и т.п.)
• осуществляет регистрацию и отправку (приём) исходящей (входящей) простой/заказной/ценной корреспонденции, экспресс-отправлений, факсимильных и электронных сообщений
• обеспечивает прием и проверку на соответствие документов, предоставляемых на подпись руководству Общества
• подготавливает и передает документы на рассмотрение/подписание /утверждение/согласование руководящему составу Общества
• осуществляет подшивку исполненных документов в дела, ведение текущих дел и соответствующей им документации, передачу исполненных дел в архив Общества
• организует закуп и распределение канцелярских товаров для сотрудников Общества в г. Усть-Куте
• своевременно подготавливает акты расходов товарно-материальных ценностей, первичные закрывающие бухгалтерские документы контрагентов в сфере деятельности административного департамента
• обеспечивает своевременную актуализацию, согласование, передачу на подписание договоров (приложений к договорам) с контрагентами в соответствующих информационных системах, использующихся в Обществе
• выполняет разовые служебные поручения начальника административно-хозяйственного отдела
• обеспечивает выполнение копировально-множительных работ непосредственному руководителю и высшему руководству Общества
• осуществляет контроль выполнения установленных правил и технологий создания, обработки, использования и хранения документов в подразделениях Общества, в том числе с применением системы электронного документооборота
• участвует в разработке унифицированных форм документов, контролирует их использование в структурных подразделениях Общества.
• обеспечивает документооборот (движение поступающих, отправляемых, внутренних документов) Общества, в том числе с применением системы электронного документооборота

НАМ ВАЖНО ЧТОБЫ У ВАС БЫЛО:

• опыт работы с документооборотом, корреспонденцией
• работа с системами электронного документооборота

ЧТО МЫ ПРЕДОСТАВЛЯЕМ:

• работу в крупной независимой компании, офис находится на территории Иркутского завода полимеров (г. Усть-Кут)

• Доставка до рабочего места и обратно корпоративным транспортом

• трудоустройство согласно ТК РФ, полностью официальная белая заработная плата
• график работы 5/2 с 8.30 до 17.30 (суббота и воскресенье — выходные дни)

• программы заботы о здоровье (дмс, страхование жизни, санаторно-курортное лечение)

• широкие карьерные перспективы и получение опыта работы в успешной команде динамично развивающейся компании
• непрерывное обучение и развитие

*для формирования кадрового резерва