Секретарь-делопроизводитель

Обязанности:

1. Прием, регистрация входящей корреспонденции.
2. Отправка исходящей корреспонденции через курьерские службы, подготовка документов к отправке.
3. Обработка дел административного отдела для текущего хранения.
4. Работа с посетителями (оформление пропусков на вход/парковку, встреча, размещение в переговорной комнате, чай/кофе/вода, содержание в чистоте переговорной).
5. Прием и распределение входящих телефонных звонков.
6. Участие в подготовке совещаний, оформление протокола.
7. Помощь в организации командировок руководителей (подготовка необходимых документов).
8. Обеспечение работников расходными, канцелярскими товарами, оборудованием и услугами для создания оптимальных условий труда (оформление пропусков работникам на вход/парковку, оформление заявок на внос/вынос мебели/техники в БЦ, содержание в чистоте помещений для хранения расходных материалов).
9. Подготовка документов в СЭД Docsvision, сопровождающих выполнение работ по договорам по направлению деятельности административного отдела: аренда офиса, пропуски постоянные/гостевые, парковка постоянная/гостевая, проездные билеты, аренда автомобилей с водителем, почта курьерская, уборка офиса (письма, служебные записки, заявки на оплату, договоры, допсоглашения).
10. Уход за цветами в офисе.
11. Выполнение поручений руководителей в рамках трудовых функций.

Требования:

1. Образование не ниже среднего профессионального по специальности «Делопроизводство», «Документоведение» или профпереподготовка.
2. Опыт работы в сфере делопроизводства или секретариата — не менее трех лет.
3. Знание и применение нормативных документов в области делопроизводства:

3.1. Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденные Приказом Росархива от 22.05.2019 № 71;

3.2. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утвержденная приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44;

3.3. ГОСТ Р 7.0.97−2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»;

3.4. Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».

4. Правила обращения с конфиденциальной информацией.

5. Правила работы с электронными документами и электронной подписью.

6. Знание систем электронного документооборота Docsvision, ЕАСД, Outlook.

7. Навыки деловой переписки, составления текстов ОРД.

8. Грамотная устная и письменная речь (знание правил русского языка).

9. Внимательность, пунктуальность, исполнительность, ответственность.

Условия:

1. Официальное трудоустройство по ТК РФ.
2. График работы 5/2, 9.00−18.00/9.30−18.30 (пятница — короткий рабочий день).
3. Испытательный срок — 3 месяца.