Офис-менеджер

Команда фэмили офиса крупного российского ИТ-предпринимателя расширяется и ищет в свой дружный коллектив

Офис-менеджера/администратора.

Какие будут задачи:

• Учет входящей и исходящей документации (почта, телефонные звонки, корреспонденция);

• Координация документооборота как внутри компании, так и с внешними контрагентами;

• Ведение реестра юридических/финансовых и информационных документов;

• Составление писем, запросов, других документов по поручению руководителя;

• Сканирование документов, печать, подготовка и заполнение отчетов, загрузка/выгрузка документов;

• Подготовка и отправка документов по почте РФ и курьерскими службами;

• Работа с первичными документами и договорами, контроль сроков получения/возврата закрывающих документов; подбор недостающих первичных документов для бухгалтерии;

• Организация закупок и заключения хозяйственных договоров, ведение деловой переписки с контрагентами, обсуждение коммерческих условий, контроль сроков закупки;

• Обеспечение жизнедеятельности офиса и контроль работы офисного оборудования;

• Обеспечение чистоты и порядка в офисе, координация работы клининговой службы;

• Организация встреч (подготовка переговорной комнаты, встреча гостей, организация чая/кофе);

• Выполнение различных поручений руководителя, связанных с организацией работы офиса, ускорения процессов взаимодействия, повышения удобства сотрудников;

• Организация выхода новых сотрудников, подготовка рабочего места, оборудования, регистрация учетных записей сотрудников, прием документов;

• Организация рабочих встреч руководства и сотрудников офиса, планирование календаря, бронирование мест;

• Организация командировок сотрудников, бронирование билетов, отелей, сбор документов и подготовка отчетов по командировкам;

• Организация корпоративных и обучающих мероприятий для сотрудников и партнеров компании.

Вы именно тот человек, кто нам нужен, если у вас есть:

• Опыт работы на аналогичной позиции от 2-х лет;

• Хорошие навыки общения и умение вести деловую переписку;

• Умеете работать в режиме многозадачности и в неформализованных структурах;

• Уверенно владеете ПК (Word, Excel);

• Открыты, заботливы, умеете располагать к себе людей, быть «душой» компании и хозяйкой офиса;

• Не боитесь брать на себя инициативу и ответственность

Мы готовы предложить вам:

• График работы: пн-пт с 09/10:00 до 18/19:00 с возможностью гибкого времени начала и окончания рабочего дня по согласованию с руководителем;

• Современный офис в БЦ ПРЕО 8, в 2 минутах ходьбы от метро Преображенская площадь;

• Оформление согласно ТК РФ;

• ДМС после испытательного срока;

• Комфортный, уютный и по-настоящему семейный офис.