Офис-менеджер

Привет! Мы — креативная команда Агентства интернет-маркетинга CoffeeStudio.Мы разрабатываем сайты, продвигаем их, ведем рекламные кампании, работаем с клиентами и т.д. У нас всегда есть, чем заняться, и мы готовы принимать в свои ряды новых людей, которые разделяют нашу точку зрения, имеют большое желание работать в сфере digital и необходимые способности.

Наша команда растет! Сейчас в CoffeeStudio есть вакансия — офис-менеджера в офис, который будет вместе с нами делать масштабные, интересные и эффективные проекты, гореть своим делом, очень любить цифры и аналитику.

Обязанности будущего коллеги:

1. Управление административными процессами в офисе, включая закупку офисного оборудования, оргтехники, канцтоваров и других необходимых ресурсов

2. Работа с поставщиками и клиентами, заключение договоров и контроль исполнения условий контрактов

3. Обеспечение сохранности документации и информации, а также соблюдение конфиденциальности и безопасности данных (соблюдение регламента хранения и оформления документов)

4. Организация встреч и мероприятий офиса, в том числе проведение совещаний, семинаров и корпоративных мероприятий (работа с HR)

5. Управление рабочим пространством и оборудованием, обеспечение комфортных условий для работы сотрудников (чистота, комфорт, плюшки в офисе)

6. Обеспечение своевременной и бесперебойной работы офисных систем и сетей (вызов мастеров)

7. Организация и координация встреч с клиентами в офисе компании, обеспечение комфортных условий для проведения переговоров (встреча клиентов, чай, кофе)

8. Управление процессом приема на работу новых сотрудников, включая организацию ознакомления с внутренними правилами компании (совместно с HR)

9. Обеспечение соблюдения стандартов охраны труда и безопасности в офисе, проведение необходимых инструктажей и обучений

10. Обеспечение своевременной оплаты коммунальных услуг, аренды офисных помещений и других операционных расходов

11. Организация и контроль работ по обслуживанию и ремонту офисного оборудования и инфраструктуры

12. Организация и проведение поздравлений с Днем рождения, профессиональными праздниками и другими важными датами для коллег

13. Проведение мероприятий по повышению лояльности клиентов, включая рассылку поздравлений, благодарностей и подарков

14. Организация участия компании в выставках, конференциях и других мероприятиях отрасли для привлечения новых клиентов и партнеров (совместно с отделом продаж)

15. Задачи от руководителя