Обязанности:
- Взаимодействие с Арендодателем на этапе заключения договоров.
- Закупки:
— Заказ офисной мебели, техники и расходных материалов.
— Организация поставок воды, кофе, чая и других необходимых продуктов. - Организация рабочего пространства:
— Расстановка мебели и оборудования согласно плану расстановки.
— Обеспечение рабочих мест необходимыми канцелярскими принадлежностями.
4. Техническое обеспечение:
-Заключение договоров на интернет обслуживание и ИТ аутсорсинг
— Настройка компьютеров, принтеров и других устройств.
5. Координация с подрядчиками:
— Взаимодействие с ремонтными бригадами, поставщиками мебели и техники.
— Обеспечение офиса системами безопасности (сигнализация, видеонаблюдение).
— Организация пожарной безопасности и эвакуационных планов.
6. Административные задачи:
— Организация работы ресепшн
— Подготовка и оформление необходимых разрешений и лицензий.
— Ведение документации и архивация документов.
— Организация встреч и совещаний.
— Обработка входящей и исходящей корреспонденции.
— Организация документационного обмена между филиалами.
— Организация хранения документов
— Почтовые и курьерские отправки
— Организация внутренней и внешней коммуникации.
7. Закупки и снабжение:
— Заказ канцелярских принадлежностей и других расходных материалов.
— Контроль за наличием необходимых запасов.
8. Организация рабочего пространства:
— Обеспечение чистоты и порядка в офисе.
— Координация работы уборочного персонала.
9. Техническое обеспечение:
— Взаимодействие с IT-отделом для решения технических проблем и поддержки работы офисной техники (компьютеры, принтеры, сканеры).
10. Координация и взаимодействие:
— Взаимодействие с поставщиками и подрядчиками.
— Организация командировок и бронирование билетов и гостиниц.
— Встреча гостей и заказчиков.
11. Финансовые задачи:
— Ведение учета расходов на офисные нужды.
— Подготовка отчетов о расходах.
12. Поддержка сотрудников:
— Помощь новым сотрудникам в адаптации.
— Организация корпоративных мероприятий и тимбилдингов.
Требования:
- Образование не ниже средне-специального;
- Знание ПК на уровне уверенного пользователя с MS Office (Excel, Word, Power Point);
- Уверенный пользователь оргтехники;
- Опыт аналогичной работы от 2-х лет (опыт организации работы офиса, офис-менеджмент, административная деятельность);
- Хозяйственный взгляд на работу офиса (все должно быть на своих местах, аккуратно, вежливо, эстетично);
- Знание основ делопроизводства, деловой переписки и делового этикета приветствуется;
- Дресс код
- Оформление в соответствии с ТК РФ с первого рабочего дня;
- Работа с полной занятостью в штате компании по графику 5/2 с 9 до 18
- «Белая» заработная плата обсуждается с успешным кандидатом;
- Офис в бизнес-центре в шаговой доступности от м. Площадь Ленина, м. Выборгская
- Комфортный офис и рабочие места;
- Чай, кофе в офисе за счет компании.
