Бизнес-ассистент генерального директора с функциями офис-менеджера

Вам предстоит :

• Полная административная поддержка руководителя: планирование рабочего дня, ведение календаря, организация встреч, переговоров, бронирование переговорных комнат;
• Участие в переговорах, деловых встречах, с ведением протокола совещаний и контролем исполнения решений;
• Доведение до работников распоряжений и поручений руководителя, контроль их исполнения;
• Подготовка регламентов, написание бизнес-процессов для загородного направления;
• Сбор аналитических и информационных материалов, подготовка отчетов, аналитических справок;
• Ведение таблиц в Google-файлах (финансовые отчеты);
• Организация обеспечения деятельности Руководителя (организация рабочего места, техническая помощь);
• Подготовка и контроль исполнения указаний Руководителя;
• Рассчитывать КПЭ для отдела продаж раз в месяц;
• Заключать договоры с Подрядчиками, своевременно вносить оплаты по договорам, предоставлять закрывающие документы в бухгалтерию;
• Взаимодействовать со смежными отделами Компании;
• Отправка документов по Почте России, посредством курьерской службы, передача документов в московский офис, контроль доставки.
• Осуществлять заказы для жизнеобеспечения офиса ТЕН, офисов продаж;
• Следить за порядком в офисе, взаимодействовать с клинингом, наполнять переговорные комнаты всем необходимым;
• Встреча гостей и обеспечение их комфорта, чай\кофе;
• Регистрация входящей\исходящей документации;
• Подготовка и предоставление отчетов в Банки;
• Взаимодействие с подчиненными генерального директора в части контроля статусов по поставленным задачам;
• Заказ канцелярии и офисных принадлежностей, воды. Обеспечивать закупку лекарств для аптечки, расходных материалов для оргтехники, закупка офисной мебели, заказ визитных карточек и прочего;
• Организация поздравлений, напоминать руководителю о предстоящих мероприятиях;
• Уход за цветами, своевременный полив;
• Ставить задачи разнорабочему по уходу, поливу растений, газона, по поломкам в офисе;
• Работа с оргтехникой (печать, копирование, сканирование);
• Участие в организации корпоративных мероприятий;
• Внесение новых сотрудников в систему СКУД;
• Обновлять реестр с новыми сотрудниками: фиксировать дату рождения, контактные данные, указывать должность.

Требования:

• Высшее образование (экономическое);
• Опыт работы личным помощником руководителя/бизнес-ассистентом не менее 3-х лет4
• Соблюдение правил работы с конфиденциальной информацией;
• Продвинутый пользователь ПК и основных офисных программ: Microsoft Word, Microsoft Excel, работа с Google-Docs (работа с таблицами, формулами);
• Стрессоустойчивость, не конфликтность, вежливость, честность, доброжелательность;
• Ответственность, пунктуальность, внимательность, умение работать в режиме многозадачности;
• Знание эксплуатации офисной оргтехники, средств коммуникации и связи.

Мы предлагаем:

• График работы 5/2;
• Широкие возможности для профессионального роста, регулярное внутреннее и внешнее обучение, заинтересованность компании в развитии сотрудников;
• Корпоративный ноутбук;
• Развитая корпоративная культура; спортивные и развлекательные мероприятия;
• Энергичный, молодой коллектив; комфортный, современный офис в экологически чистой жилой зоне; бесплатная парковка;
• Уровень компенсации обсуждается индивидуально с успешными кандидатами;
• Место работы: Московская обл., Красногорский район, поселок Ильинское-Усово, ул. Тенистая д. 24.