Офис-менеджер

Обязанности:

• следить за функционированием офиса. Заказывать канцтовары и расходные материалы;
• контролировать работу курьерской службы, технического персонала;
• принимать и обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию;
• следить за исправностью офисного и хозяйственного оборудования;
• организовывать поездки и командировки, встречи, совещания и переговоры;
• участвовать в организации корпоративных мероприятий;
• разрабатывать и вести бюджет расходов на офисные нужды;
• выполнять поручения руководства.

Требования:

Должен знать:

• локальные нормативные акты общего характера и по функциональному направлению деятельности, трудовое и гражданское законодательство РФ;
• правила деловой переписки и этикета;
• правила защиты конфиденциальной служебной информации;
• структуру организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами;
• основы договорной работы, порядок заключения договоров;
• принципы организации снабжения офиса;
• правила организации встреч в офисе;
• правила проведения и требования к проведению культурно-массовых мероприятий;
• основы психологии, конфликтологии, медиации;
• структуру и принципы организации документооборота;
• правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
• правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов.

Должен уметь:

• вести переговоры и деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета;
• оценивать техническое состояние мебели, офисного и бытового оборудования;
• формировать заказы на техническое и сервисное обслуживание офиса и офисного оборудования;
• помогать в проведении корпоративных, деловых и торжественных мероприятий;
• поддерживать положительный имидж компании у посетителей, партнеров и клиентов;
• предупреждать и разрешать конфликтные ситуации, применять медиативные технологии;
• организовывать хранение документов в соответствии с требованиями трудового, архивного законодательства РФ и локальными нормативными актами.

Условия

• работа в офисе;
• полный рабочий день;
• пятидневная рабочая неделя;
• официальное трудоустройство;
• оплата проезда к месту отдыха и обратно;
• соцпакет.