Обязанности:
— регистрация, прием и отправка почтовых и курьерских отправлений;
— обеспечение работы электронного почтового ящика филиала Общества;
— решение вопросов, связанных с оформлением приглашений, виз, загранпаспортов, бронирования и покупки билетов для работников Общества, направляемых в командировки;
— формирование отчетности, обеспечение подготовки писем, ответов на запросы, консультаций, делопроизводство по направлению деятельности;
— планирование бюджета филиала по направлению деятельности;
— организация служебных перевозок работников филиала Общества, доставку документации, платежных документов, бандеролей, мелких грузов;
— организация диспетчеризации легкого служебного автотранспорта (ЛСА) филиала Обществ
— ведение журнала с указанием маршрутов следования служебного автотранспорта, пройденного километража и расхода топлива;
— обеспечение филиала Общества офисными помещениями, организация размещения в них работников структурных подразделений Общества;
— осуществление технического обеспечения офисных помещений филиала Общества, контроль технического состояния и эксплуатации инженерных систем, устройств и оборудования с целью соблюдения санитарных норм и правил, и обеспечения противопожарной защиты. Обеспечение бесперебойного функционирования систем жизнеобеспечения офисных помещений: электроснабжением, освещением, вентиляцией, кондиционированием, водоснабжением, отоплением, канализацией;
— организация сервисного обслуживания офисных помещений/административных зданий/сооружений филиала Общества, в том числе: организация клининговых услуг, обеспечение питьевой водой, сбор, вывоз и утилизация бытовых отходов, прочее сервисное обслуживание (дезинфекция и дератизация) и т.д.
— обеспечение работников филиала Общества товарно-материальными ценностями (ТМЦ) и основными средствами (ОС) хозяйственного назначения (канцелярией, хозяйственным инвентарем, мебелью, бытовой техникой и т.д.) в рамках направления деятельности отдела: консолидация потребности и формирование заявок на поставку ТМЦ/ОС; получение, ввод в эксплуатацию ОС/ТМЦ, списание/передача, учет и др. отчетность, включая авансовые отчеты; ведение складского хозяйства, анализ остатков ТМЦ/ОС, контроль за своевременным списанием; участие в инвентаризации ТМЦ/ОС, функции, связанные с материальной ответственностью.
Требования:
— образование высшее;
— опыт работы в должности не менее 3х лет.
Офис-менеджер должен знать:
— Microsoft office, 1С, SAP;
— структуру и оборудование современного офиса;
— ГОСТы, отраслевые нормативные документы, локально-нормативные документы Компании и Общества по делопроизводству;
— архивное дело;
— порядок систематизации, учета и ведения документации с использованием современных информационных технологий, электронный документооборот;
— правила делового общения;
— основы этики и эстетики, делового этикета и делового стиля в одежде;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— вопросы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты;
— порядок и сроки составления отчетности;
— правила использования компьютерной техники.
Условия:
— работа в г. Находка;
— график работы 5 (2);
— гарантии и компенсации в соответствии с ТК РФ;
— ДМС.
