Координатор проекта по строительству

Ваша зона ответственности:

• Организация, ведение внутреннего и внешнего документооборота проекта;
• Регистрация входящей и исходящей корреспонденции по проекту, ведение реестров, папок, архива;
• Сопровождение официальной переписки с контрагентами, надзорными органами власти и органами местного самоуправления и прочими партнерами: получение, маршрутизация входящей корреспонденции, контроль сроков для ответа.
• Самостоятельная подготовка проектов официальных писем, ответов на запросы, согласование внутри компании, отправка адресатам;
• Администрирование договорных отношений: инициирование подготовки договора, или внесение необходимых реквизитов в шаблон договора, заведение в электронную систему для согласования, ведение реестра договоров и дополнительных соглашений к ним, контроль сроков действия, исполнения обязательств. Понимание сути каждого договора, знание каждого контрагента по проекту и постоянная коммуникация с ними в рамках исполнения договорных обязательств;
• Заведение счетов и контроль оплаты выполненных работ в система электронного документооборота;
• Организация подписания закрывающих бухгалтерских документов участниками процесса: заведение на согласование и контроль хода согласований закрывающих документов (Акты, счета-фактуры, накладные, договоры). Ведение реестра закрывающих документов;
• Организация и планирование рабочих встреч и совещаний по проекту;
• Протоколирование рабочих встреч, совещаний, рассылка протоколов и утвержденных решений ответственным исполнителям;
• Сбор информации о фактическом исполнении поручений, поставленных Руководителем проекта или руководством компании;
• Обеспечение назначений сотрудников на роли Рабочей группы проекта внутренними приказами и отражения актуальной информации об участниках проекта в информационных справочниках компании;
• Осуществление контроля, а также размещение документации по проекту в папках проекта;
• Взаимодействие и обмен данными со смежными департаментами;
• Ведение административно-хозяйственной деятельности в части обеспечения проектного офиса (заказ канцелярии, мебели и т.д.);
• Подготовка ежемесячного кассового плана проекта (сбор затрат, контроль исполнения);
• Участие в формировании, актуализации бюджета проекта;
• Осуществление информационной поддержки проектной команды в части движения оплат, статуса согласования документов и прочих вопросов по проекту;
• Выполнение иных поручений по распоряжению руководства в рамках своей зоны ответственности.

Наши пожелания:

• Высшее образование, желательно юридическое/ПГС;
• Опыт в должности координатора/администратора проекта в строительных, девелоперских компаниях от 3 лет;
• Уверенный пользователь ПК, владение MC Office (Word, Excel, Power Point) 1С ЭДО;
• Знание основ работы с документами: регистрация, контроль потоков входящей и исходящей документации.
• Грамотная устная и письменная речь;
• Опыт самостоятельного написания официальных писем;

Условия:

• Работа на площадке строительства (г. Магадан, пересечение улиц Портовая и Приморская)
• 5/2 с 8 до 17 сб., вс. — выходной. Ненормированный рабочий день.
• ДМС
• Полугодовая премия
• Срочный трудовой договор на период реализации проекта (от 2 лет)
• Скидки на проживание и услуги гостиниц сети Cosmos Hotel Group, согласно внутрикорпоративной политики.
• Уважаемые соискатели, просьба указывать в сопроводительном письме проекты реализованные под вашим руководством и на каком этапе!