улица Адмирала Фадеева 48
Уважаемые кандидаты, пожалуйста, внимательно прочитайте объявление!
Что необходимо делать:
— контроль исполнения поставленных поручений;
— составление и оформление официальных писем/ приказов/ справок/ ответы на запросы и пр.;
— проверка документов, которые поступают на подпись первым лицам компании;
— travel-поддержка руководства и сотрудников офиса (заказ билетов авиа/ железнодорожных, бронирование отелей/ заказ трансфера)
— ведение делопроизводства (регистрация/ перераспределение входящей/ исходящей документации по разным каналам связи (электронная почта/ почта России/ экспресс почта));
— распределение документов для последующей архивации и хранения;
— организация и подготовка совещаний, встреч, переговоров руководства;
— прием и распределение входящих звонков (мини-АТС);
— работа с оргтехникой;
— решение всех административно-хозяйственных вопросов офиса (заказ канцелярии/ полиграфической продукции/ воды/ обедов/ продуктов и пр.);
— организация корпоративных праздников;
— сопровождение ВКС (Skype/ Zoom/ Duo) -, подготовка заседаний, совещаний (в том числе сбор и подготовка необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте их проведения, повестке дня, осуществление регистрации участников);
— взаимодействие с бухгалтерией в части первичных документах;
— работа с базой договоров (регистрация и рассылка);
— выполнение работы по подготовке совещаний, оповещение участников;
— поддержание связи с другими руководителями подразделений компании;
— напоминание о днях рождений партнеров и коллег;
— поиск подрядчиков (мастер на час, курьер, интернет провайдеров и т.п.);
— контроль оформления (пропусков), согласование встреч с партнерами и прием (для посетителей, автомобилей);
— координация взаимодействия с партнерами и их представителями, ведение деловой переписки, контроль получения обратной связи;
— активная работа с корпоративными чатами в WhatsАpp/Viber/ (рассылка информации по направлению деятельности руководителям подразделений);
— быстрое и качественное решение задач любой сложности;
— обязательный контроль исполнительной дисциплины подразделений и отделов;
— выстраивание работы секретариата офиса: постановка задач, распределение обязанностей, расстановка приоритетов, контроль обслуживающего персонала (мастер чистоты)
