Администратор офиса (г. Пермь)

— Прием и распределение звонков, прием посетителей

• Организация и регистрация почтовых отправлений; отправка документов через почтовые службы; взаимодействие с курьерскими службами
• Обеспечение документооборота в Подразделении (в том числе через 1С Документооборот): составление, регистрация, правка, форматирование, копирование, печать, сканирование документов
• Участие в разработке и создании системы документооборота предприятия на базе 1С Документооборот. После внедрения 1С Документооборот — администрирование внутреннего документооборота (в том числе отслеживание согласования договоров, рассылка информации и пр.)
• Обеспечение подписания документов
• Архивация документов на сервере и на бумажном носителе; помощь в составлении архива документов прошлых периодов
• Поддержание порядка и обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ питьевой воды, продуктов питания, канц. и хоз. товаров, мебели, закуп сувенирной продукции и т.п.)
• Взаимодействие с организациями-подрядчиками (арендодателем, клининговыми, полиграфическими, телекоммуникационными компаниями, коммунальными службами, поставщиками офисной мебели и техники и т.п.)
• Участие в проведении инвентаризации основных средств в Подразделении
• Организация поездок персонала (заказ билетов, бронирование гостиниц) — в период отсутствия Специалиста по организации поездок
• Административная поддержка руководителя Подразделения
• Организация и помощь при проведении переговоров, корпоративов, обучающих и праздничных мероприятий
• Выполнение прочих административно-хозяйственных обязанностей