Ведущий специалист (секретарь руководителя)

Осуществление организационно-технического обеспечения деятельности руководителя;

Прием и регистрация входящей и исходящей корреспонденции в системе электронного документооборота, передача ее в соответствии с принятым решением в органы Администрации города или конкретным исполнителям для подготовки ответов или для использования в работе;

Подготовка проектов резолюций (поручений) в системе электронного документооборота;

Прием документов и личных заявлений на подпись, подготовка документов и материалов, необходимых руководителю;

Проверка правильности оформления подготовленных писем, документов, ответов заявителям, рассматриваемых в рамках полномочий руководителя;

Осуществление контроля за соблюдением сроков выполнения
поручений руководителя;

Составление писем, запросов, других документов, подготовка ответов авторам писем;

Организация проведения телефонных переговоров руководителя, передача и прием телефонограмм;

Выполнение работы по подготовке заседаний и совещаний (сбор необходимых материалов, оповещение участников, их регистрация, повестка дня и прочее);

Организация приема посетителей;

Ведение делопроизводства, осуществление копирования служебных документов;

Разработка номенклатуры дел;

Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности, в установленные сроки сдача дел в архив.

Уметь пользоваться офисной оргтехникой (факсом, сканером, принтером, ксероксом), Интернетом, электронной почтой, всеми средствами связи;

Уметь работать с людьми, знать и соблюдать правила делового этикета, проявлять доброжелательность, вежливость и тактичность во взаимоотношениях с посетителями, коллегами по работе.