Специалист административной поддержки

В команду отдела по коммерческим вопросам и интеллектуальной собственности требуется Специалист административной поддержки.

Обязанности:

• Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению Отдела по коммерческим вопросам и интеллектуальной собственности.
• Организует прием посетителей.
• Осуществляет прием и перенаправление входящих телефонных звонков как на английском, там и на русском языках.
• Принимает поступающую внешнюю и внутриофисную корреспонденцию.
• Организует регистрацию и отправку исходящей корреспонденции Отдела.
• Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации.
• Ведет делопроизводство по договорам, в том числе в системе SAP, а также договорам с авторами результатов интеллектуальной деятельности.
• Осуществляет действия, в том числе в системе SAP, необходимые для оплаты государственных пошлин и счетов, выставляемых контрагентами.
• Организует взаимодействие со структурными подразделениями Общества в рамках процесса выплаты вознаграждений работникам-авторам результатов интеллектуальной деятельности.
• Осуществляет подготовку и передачу на утверждение форм, предусмотренных ЛНА регулирующими бизнес-процесс «Интеллектуальная собственность».
• Организует взаимодействие с работниками-авторами результатов интеллектуальной деятельности в целях своевременного подписания договоров.
• Ведет реестры, обеспечивающие надлежащий учет затрат на оплату государственных пошлин и расходов на услуги контрагентов.
• Ведет реестры по результатам интеллектуальной деятельности, находящимся в работе для оформления их правовой охраны, осуществляет размещение информации на странице Отдела на внутреннем сайте Общества.
• Осуществляет учет и хранение документов на бумажных носителях, поступающих в Отдел.
• Осуществляет подготовку форм статистической отчетности для ее утверждения и передачи в соответствующий орган исполнительной власти.
• Осуществляет подготовку форм внутрикорпоративной отчетности для ее утверждения и передачи в соответствующий структурные подразделения Общества.
• Осуществляет ведение и обновление системы хранения и учета информации и документов.
• Работа со всем офисным оборудованием: факсом, фотокопировальной машиной, ПК, телефоном и др.
• Оказывает помощь в предоставлении услуг по письменному и устному переводу.
• Выполняет административные обязанности, такие как мероприятия по организации командировок.
• Обеспечивает Отдел необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями.
• Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний: сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
• Выполняет функции ответственного за ОТОС, при необходимости.
• Выполняет другие поручения непосредственного руководителя и осуществляет иные обязанности, необходимые для выполнения возложенных на Отдел задач и функций.
• Является дублером и исполняет функциональные обязанности помощника юриста во время его отсутствия.

Требования:

• Высшее образование по направлению подготовки «Юриспруденция"/
• Английский язык — не ниже B2.

Условия:

• Постоянная работа в Южно-Сахалинске, офис, 5/2.
• Достойные условия труда.
• Трудоустройство через подрядную организацию.