Секретарь-делопроизводитель

Обязанности:

• Регистрация входящей и исходящей информации.

• Взаимодействует с услугами курьерской служб, почтой России, контролирует отправку и доставку документов, мелких пакетов.

• Ведет контроль исполнения документов, исполнения распоряжений компании (основание Приказы по организационной деятельности).

• Контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись

• руководству предприятия, подбирает материалы и документы, с которыми должен ознакомиться руководитель.

• Распечатывает итоговую версию согласованных Договоров, прикрепляет Лист согласования, подает на подпись руководителю.

• Осуществляет контроль исполнения документов и поручений руководства, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение (посредством звонков, рассылок, личных контактов).

• Занимается организацией деловых встреч и переговоров — собирает информацию, оповещает участников о времени и месте.

• Ведет прием посетителей. Организует их комфортное пребывание в офисе.

• Ведет реестр текущих и плановых командировок, заказывает билеты, визы, бронирует гостиницы в рамках Тревэл полититики компании.

• Ведет деловую переписку по заданию Руководителя. Оформляет контрольные пропуска для гостей, встречает и провожает их к месту деловой встречи в офисе

• Формирует дела в соответствии с заказывает номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

• Своевременно делает заявку обеспечение офиса водой и канц.товарами, заявки на устранение технических неполадок (ПК, телефония, и т.д.)

• Обеспечивает своевременную организацию и сопровождение командировок Заместителя ГД (заказ билетов, гостиниц, виз, координацию встреч если их несколько).

• Проводит отбор поставщиков услуг сотовой мобильной связи. Заключает Договор, сопровождает его весь период действия. (Мегафон), контролирует платежи, администрирует выдачу корпоративных сим карт. Ведет реестр пользователей и действующих тарифов.

• Выполняет другие служебные поручения своего непосредственного руководителя.

• Требования:
• Опыт в должности от 3 лет, аналогичный опыт в должности Делопроизводителя, Секретаря референта, Секретаря на ресепшн приветствуется.
• Аккуратность, системность, ответственность, позитивность, коммуникабельность; дисциплинированность; пунктуальность; самообладание; административные и организаторские способности; высокая культура речи и поведения; знание основ делового этикета, психологии; наличие вкуса и умение одеваться в соответствии с ситуацией.
• Условия:
• Оформление по ТК РФ,
• Полностью белая ЗП. Выплаты 2 раза в месяц без задержек.
• Месторасположение офиса: Санкт-Петербург, Екатерининский проспект, д.1.
• График работы: 5/2 с 09.00 до 17.30 (сб, вс-выходные).
• Работа в дружном коллективе.
• Кофе, чай за счет компании.