Офис-менеджер

Привет! Мы 9 Pandas — креативное маркетинговое агентство, где каждая идея превращается в уникальный проект. Мы занимаемся созданием рекламных кампаний для мировых брендов в сфере спорта и киберспорта, организовываем международные музыкальные фестивали, запускаем инновационные IT-продукты, пишем сценарии, снимаем рекламу и фильмы по всему миру.

Сейчас находимся в поисках офис-менеджера, который будет обеспечивать жизнедеятельность офиса компании, организовывать рабочее пространство и поддерживать доброжелательную атмосферу нашего московского офиса.

Если говорить про конкретные задачи, то это:

Локально-бытовые вопросы по офису:

• Ведение переговоров с арендодателем по бытовым вопросам и вопросам коммуникаций офиса, подключение необходимых коммуникаций, решение частных вопросов для обеспечения жизнеобеспечения офиса;
• Поддержание порядка и организация клининга в офисе;
• Организация питания сотрудников в офисе, контроль качества оказания услуг;
• Организация удобного пространства для сотрудников и гостей офиса;
• Закупка всего необходимого для офиса (канцелярия, химия, расходники, продукты питания, мебель и др).

Административные вопросы:

• Ведение документооборота, бумажного и электронного архива документов;
• Учет ТМЦ по офису;
• Ведение бюджета расходов на офисные нужды, отчетность;
• Организация отправки внутрикорпоративной кореспонденции и посылок;
• Оформление заявок на командировки сотрудников.

Задачи по ведению сотрудников офиса:

• Ведение списка сотрудников офиса и закрепленных за офисом удаленных сотрудников;
• Ведение локального корпоративного чата;
• Помощь HR-отделу в оформлении документов на трудоустройство и подписание NDA с сотрудниками, которые находятся в ведении;
• Ведение табеля по сотрудникам; организация рабочего места вновь трудоустроенного сотрудника; информирование вновь трудоустроенных сотрудников по правилам офиса;
• Помощь в проведении встреч и совещаний в офисе.

Что ожидаем от человека на данной позиции:

• Базовое понимание рабочих процессов и взаимодействий в больших компаниях (400+ чел);
• Опыт ведения переговоров и постановки задач подрядчикам, контроль их выполнения;
• Умение работать в условиях многозадачности;
• Понимание основных принципов первичной финансовой отчетности;
• Уверенное владение MS Office (Excel, Word, PP и др.) и ресурсами Google;
• Высокие коммуникативные и организаторские навыки;
• Развитая эмпатия и желание помогать :)

Что мы хотим предложить нашему кандидату:

• Работа в современном креативном пространстве с оборудованной комфортной рабочей зоной и зонами отдыха в г. Москва, м. Бауманская;
• Оформляем ДМС после прохождения испытательного срока, чтобы следить за здоровьем было проще;

• Докидываем 4 дополнительных day off в год;

• Обеспечиваем 100% оплату больничного и отпуска, чтобы не было лишних переживаний и подсчётов;

• Софинансируем твои уроки английского в Skyeng;

• Оплачиваем обучение, потому что верим, что будущее за lifelong learning'ом;

• Компенсируем занятия спортом, потому что для нас важны не только успехи в работе, но и твое общее здоровье и бодрость;

• Предлагаем питание в офисе, потому что сами любим плотно поесть;

• Обеспечим профессиональные челленджи и работу в компании, которая действительно быстро растет и развивается.

Если ты понимаешь, что хотел бы попробовать свои силы в нашей команде, то оставляй свой отклик и в сопроводительном письме расскажи пару слов о том, чем интересна тебе данная роль :)