Личный ассистент собственника/Помощник руководителя

Обязанности:

• Выполнение задач, поставленных непосредственным руководителем;
• Постоянное нахождение на телефонной связи с руководителем 24/7;
• Обеспечение входящих и исходящих звонков руководителя, организация конференц-(многосторонних) звонков руководителя;
• Учет и распределение поступающей информации, касающейся руководителя, своевременная передача документов, сообщений и информации руководителю, согласование документов/ служебных записок (письменно или устно, в мессенджерах);
• Планирование, координация и ведение рабочего графика руководителя: организация внешних внутренних встреч, телефонных переговоров, собеседований; ведение и корректирование рабочего календаря руководителя (ежедневная отправка);
• Организация поездок и командировок руководителя, полная Travel поддержка online (осуществление визовой поддержки, заказ билетов, регистрация на рейсы, бронирование гостиниц, организация трансфера, программы поездок, сбор необходимых документов, сувенирной продукции, контроль наличия актуальных визиток и т.п). Предоставление ответственному лицу информации о необходимости подключения руководителю дополнительных услуг связи в роуминге;
• Ведение телефонной информационной базы руководителя (контакты, дни рождения партнеров, праздники и т.д.). Своевременное напоминание руководителю о поздравлении-подготовка официальных поздравлений, их согласование и отправка;
• Организация совещаний у руководителя, подготовка к ним; протоколирование совещаний; ознакомление сотрудников с протоколом совещаний и контроль выполнения заданий по протоколу;
• Составление и редактирование деловых писем, заявок/заявлений, приказов распоряжений для руководителя;
• Координация работы водителя руководителя (координация маршрутов, оповещение водителя о выходе руководителя из здания, координация замещения водителя) и обслуживающего персонала (домработница, няня);
• Предоставление информации о служебных поездках руководителя в отдел кадров для оформления командировки, а так же в финансовый отдел для расчетов;
• Сбор отчетных документов по командировке руководителя ( счета гостиниц, посадочные талоны, билеты, квитанции и т.п) предоставление их в бухгалтерию вместе с отчетом о поездке в течении одного рабочего дня после возвращения руководителя;
• Организация поездок и визитов партнеров/знакомых/ членов семьи руководителя (осуществление визовой поддержки, бронирование гостиниц, организация трансфера, программы мероприятий и поездок т.п.);
• Учет бонусных миль руководителя по картам авиакомпании, оформление премиальных билетов ;
• Контроль за наличием необходимого количества визиток руководителя;
• Контроль за использование поручений руководителя сотрудниками;
• Выполнение личных поручений Руководителя, а также членов семьи руководителя;

Требования:

• Высшее образование;
• Знание языков;
• Знание Word, Excel, Mail, Windows, Power Point. Пользование офисной техникой;
• Обязательное знание Travel поддержку Руководителя (покупка билетов, бронирование гостиниц).
• Стрессоустойчивость, грамотная речь, умение работать в режиме многозадачности, пунктуальность доброжелательность, деловой этикет, правила ведения телефонных переговоров;
• Дипломатичность, умение проявлять осторожность и осмотрительность в конфиденциальных вопросах;

Условия:

• Официальное трудоустройство согласно ТК РФ с первого дня;
• Выплата заработной платы 2 раза в месяц;
• Оплата отпускных, больничных листов;
• График работы 5/2
• Место расположения: п. Мехзавод, Московское шоссе 22 км., стр. 1
• Предоставляется мобильный телефон и сотовая связь;