Делопроизводитель

Мы — Сколтех. Международный технологический университет новой модели. Внедряем новые технологии, разработанные на основе глубоких исследований. Готовим высококлассных специалистов по самым актуальным направлениям. Создаём новые компании и рабочие места. В 2019 году Сколтех вошел в топ-100 лучших молодых вузов мира по версии Nature Index.

Срочный трудовой договор на период отсутствия основного сотрудника (декретная ставка) с возможностью продления.

Обязанности:

• Прием, учет и регистрация документов в информационных системах Института;
• Подписание документов (бумажное и электронное);
• Координация работы электронного документооборота;
• Получение и отправка внешней и внутренней корреспонденции в Институте, распределение поступающих/отправляемых документов, организация передачи/доставки документов адресатам, оформление/ подготовка корреспонденции/грузов к отправке;
• Взаимодействие с подрядчиками (внутренняя курьерская служба Института/Почта России/ курьерские компании) по отправке и получению корреспонденции/грузов, своевременная оплата услуг подрядчиков, сбор, подписание, передача на учет и хранение первичных документов, оформляющих указанные отношения;
• Подготовка регулярных отчетов по количеству и стоимости почтовых/курьерских отправлений в Институте;
• Учет и хранение документов в архиве/электронном архиве Института;
• Прием и регистрация поступивших документов на хранение;
• Систематизация и размещение дел;
• Архивное хранение документов в операционном архиве Правового департамента, подготовка документов для сдачи в архив Института;
• Подготовка проектов документов, включая подготовку и редактирование текстов, осуществление копирования, сканирования, сшивания и другую работу с документами;
• Контроль за соблюдением установленного порядка оформления и работы с документами, контроль за исполнением поручений в Институте;
• Организация процедуры делегирования прав согласования/обязанности выполнения задач/поручений в информационных системах Института;
• Организация взаимодействия с консультантами, нотариусами, переводчиками и иными контрагентами.

Требования:

• Опыт работы на аналогичных должностях от 3 лет;
• Высшее образование;
• Знание нормативных правовых актов, положений, инструкций, других руководящих материалов и документов по ведению делопроизводства и архивного дела;
• Единые стандарты делопроизводства, предусмотренные действующим законодательством Российской Федерации;
• Принципы организации архива;
• Порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими;
• Принципы организации делопроизводства (бумажного и электронного);
• Принципы работы с почтовой корреспонденцией;
• Принципы организации работы с контрагентами;
• Правила написания деловой корреспонденции;
• Владение английским языком – не ниже Upper Intermediate.

Мы предлагаем:

• Конкурентный уровень заработной платы;
• Расширенная программа ДМС (большой выбор клиник, включая стоматологию, страховку путешественника и страховку от несчастного случая);
• Социальная поддержка (выплаты при рождении ребенка, консультации корпоративного психолога);
• Возможность бронирования;
• Современный кампус с собственной парковкой;
• Гибкое начало рабочего дня (по согласованию с руководителем);
• Предоставление других льгот и доступ к разнообразным партнерским программам в соответствии с внутренними правилами;
• Хорошая Транспортная доступность (МЦД-1 до ИЦ Сколково, каждые 5­­­-10 минут ходит транспорт от станций метро Славянский бульвар, Тропарево, Кутузовская, Молодежная и Солнечная).

Уважаемый соискатель, спасибо за интерес к вакансиям Сколтеха.

Мы обязательно рассмотрим ваше резюме и, если квалификация и пожелания соответствуют требованиям вакансии, свяжемся с вами, чтобы запросить дополнительную информацию.