улица Тухачевского 18/1
Обязанности:
1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации.
2. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.
3. В соответствии с резолюцией руководителей организации передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.
4. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.
5. Выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
6. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
7. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.
8. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
9. Отправляет исполненную документацию по адресатам.
10. Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль.
11. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
12. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность; подготавливает и сдает в архив организации документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.
13. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
14. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
ОПЫТ РАБОТЫ В СИСТЕМАХ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА БУДЕТ ВАШИМ ПРЕИМУЩЕСТВОМ.
Должен знать:
- организацию делопроизводства, стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;
- методы оформления и обработки документов;
- архивное дело;
- правила пользования приемно-переговорными устройствами;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
- основы этики и эстетики, правила делового общения;
- основы организации труда и управления;
- правила эксплуатации вычислительной техники
